Ontdek de mogelijkheden van ClearFacts

Automatisering voor accountants en boekhoudkantoren

Met ClearFacts haalt u een veelzijdige toepassing in huis, complementair aan uw boekhoudsoftware. ClearFacts digitaliseert en archiveert de volledige instroom van documenten en zet de facturen als boekingsvoorstel klaar in uw gekende boekhoudsoftware. Een extra module zorgt voor een online terugkoppeling van de boekhouding naar uw klanten. Op die manier genieten zij volop mee van uw professionele dienstverlening.

Hoe zorgt ClearFacts voor de digitalisering en verwerking van documenten?

De ClearFacts oplossing bestaat uit 4 afzonderlijke modules die volgens de behoeften van uw kantoor allen samen of afzonderlijk kunnen geactiveerd worden.

clearfacts-flow

1. Invoeren en digitaliseren

  • Het invoeren en digitaliseren van documenten gebeurt permanent via verschillende invoer-kanalen: scanning, upload, e-mail, dropzone, smartphone app, Dropbox, CodaBox, …
  • De invoer gebeurt bij voorkeur door uw klanten zelf (KMOs, zelfstandigen, eenmanszaken, …) maar kan ook bij u op kantoor gebeuren door een (junior) kantoormedewerker, door jobstudenten of eventueel zelfs centraal door een externe diensten leverancier.
  • Elektronische facturen in e-fff (UBL) formaat worden bij ontvangst doorgestuurd naar de digitale postbus van het dossier en vervolgens opgepikt voor verwerking in de boekhouding.
  • Alle documenten worden digitaal opgeslagen in de ClearFacts Cloud omgeving en blijven online opvraagbaar voor de klant.

2. Herkennen en verrijken

  • Alle documenten worden bij de invoer gekenmerkt als aankoopfactuur, verkoopfactuur of divers document.
  • Tijdens het herkennen van de facturen worden alle relevante basisgegevens van de factuur afgelezen en gecodeerd (datums, btw, factuurnummer, factuurbedrag, …).
  • Het herkennen gebeurt geautomatiseerd via ClearFacts AIR, manueel door de klant of de kantoormedewerker, of extern door een derde partij.
  • ClearFacts AIR is een innovatieve herkenningsmodule die zorgt voor een machinale gegevensherkenning (max. 80%) op basis van een OCR die online uitgevoerd wordt door ABBYY.
  • Bij het verrijken van de factuurgegevens tot een boekingsvoorstel wordt maximaal gebruik gemaakt van de historische data en fiches uit het boekhouddossier.
  • Bulk-verwerking van documenten kan gebeuren via de geïntegreerde scanstraat van een externe service provider.

3. Valideren en verzenden

  • De boekingsvoorstellen die opgesteld worden kunnen permanent door de dossierbeheerders gevalideerd en/of gecorrigeerd worden. Dit kan gebeuren in het boekhoudpakket maar desgewenst ook online in de ClearFacts factory.
  • De (gevalideerde) boekingsvoorstellen worden via unieke bi-directionele connectoren doorgestuurd en, zonder verdere tussenstappen, klaargezet in uw boekhoudsoftware.
  • De diverse documenten (contracten, aflossingstabellen, polissen, …) worden door een kantoormedewerker opgepikt en verwerkt in de online Beheermodule van ClearFacts.
  • Via instelbare regels en dossierparameters wordt de automatische verwerking van facturen steeds verder geoptimaliseerd.
  • Uw klanten houden de originele boekhoudkundige stukken in hun bezit en u beschikt enkel nog over de gedigitaliseerde stukken. Uw kantoor wordt stap voor stap paperless!

4. Terugkoppeling vanuit uw boekhoudpakket

  • Na verwerking worden alle documenten evenals de gevalideerde/gecorrigeerde boekingen opnieuw beschikbaar gesteld aan de klant via het ClearFacts KMO-portaal.
  • De terugkoppeling gebeurt online onder de vorm van een overzichtelijk dashboard, enkele (standaard) rapporten en een wettelijk digitaal archief met link naar de onderliggende pdf-documenten.
  • Op de verwerkte gedigitaliseerde facturen wordt het documentnummer geplaatst als een watermerk.
  • De kerncijfers en evoluties op het dashboard worden net zoals de rapporten opgemaakt met de meest recente data.
  • Uw klanten hoeven niet meer te wachten op de kwartaalresultaten of de jaarafsluiting voor een nieuwe update van hun resultaten. U en uw klant delen steeds dezelfde informatie.

Interesse?

We bekijken graag samen met u welke configuraties en prijszetting
het best passen bij uw kantoor en uw klantenbestand.

 

 

Contacteer ons

gertvrebos_x1z4mh76Functionaliteit