Blog

Aanbevelingen, tips en ‘best practices’ …

De implementatie van een digitaal platform binnen een accountants- of boekhoudkantoor heeft behoorlijk wat impact. Zowel voor de kantoormedewerkers als de klanten van het kantoor zijn de veranderingen ingrijpend.

De implementatie wordt van bij de aanvang (tijdens de pilootfase) dan ook best opgezet als een project waarin de timing en de wijzigingen in de manier van werken intern grondig worden besproken en gecommuniceerd.

Het veranderingstraject dat met de implementatie en de roll-out van de toepassing gepaard gaat, kent eveneens zijn ‘Valley of Despair‘ … het betreft de moeilijke periode waarin de angst voor verandering overheerst en men geen meerwaarde ziet in de nieuwe manier van werken. In die bewuste periode is men soms de ‘wanhoop’ nabij. Afhankelijk van de aanpak en de motivatie van de kantoormedewerkers duurt deze periode minstens één kwartaal (3 maanden).

Een half jaar ‘de tijd nemen’ om de nieuwe, digitale manier van werken te doorgronden en te optimaliseren is dan ook best aanvaardbaar. Nadien dienen er zich tekenen van beterschap te vertonen.

Valley of despair

Teneinde de overgang voor uw klanten en uw medewerkers zo vlot mogelijk te laten verlopen, volgen hieronder enkele aanbevelingen en tips die u in overweging kan nemen:

Aanbevelingen die u best voorlegt of bespreekt met uw KMO-klantondernemers:

  • Doorloop bij de opstart de Quick-Start handleiding die, samen met een lijst veelgestelde vragen (FAQs), beschikbaar is in de Help sectie van het portaal.
  • Ervaringen wereldwijd leren dat de internetbrowsers van Firefox en Google Chrome de beste resultaten geven bij het gebruik van internettoepassingen. Ook voor uw online portaal gelden deze ondervindingen.
  • Digitaliseer documenten zo dicht mogelijk ‘bij de bron’. Overtuig uw klanten om hun boekhoudkundige stukken zelf digitaal aan te leveren via de invoerkanalen van de toepassing (Upload, Scanning, Send-to-email, Scan-to-email, Dropbox, Dropzone, Mobile Scan App).
  • Tracht zoveel mogelijk documenten onmiddellijk (lees: bij ontvangst) in te voeren. Het is een goede gewoonte om boekhoudkundige stukken onmiddellijk te registeren op uw KMO-portaal. Zo vult u permanent uw ‘digitale schoendoos’ die u nadien makkelijk online kan indienen.
  • Zorg voor een gespreide aanlevering van de documenten. Probeer uw stukken met vaste frequentie in te dienen … bijvoorbeeld ‘2 maal per maand’.
  • Probeer het scannen van documenten maximaal te vermijden. Het ‘scannen’ van documenten wordt doorgaans als de grootste boosdoener ervaren waarom een digitalisatie-project niet slaagt. Vraag aan (zoveel mogelijk) leveranciers en andere betrokken partijen om documenten en facturen onmiddellijk als pdf of als e-fff (UBL) aan te leveren.
  • Wanneer u toch dient te scannen, zorg er dan voor dat uw scans goed leesbaar zijn en alle factuurgegevens volledig ingelezen worden. Hanteer minstens 300 dpi als instelling van uw scantoestel.
  • Gebruik een (online) facturatietoepassing waardoor verkoopfacturen onmiddellijk elektronisch kunnen verstuurd worden naar de klant en in parallel naar uw portaal. Maak handig gebruik van de optie ‘Auto-forward verkoopfacturen‘ binnen het portaal waardoor verkoopfacturen ook onmiddellijk doorgestuurd worden naar uw boekhouding.
  • Vermijd het opsplitsen van documenten. Ervaring leert dat het online opsplitsen van grote pdf-bestanden niet ideaal is. Soms is het sneller om documenten ‘per stuk’ te scannen en zo het online opsplitsen te vermijden. Dient u toch grote bestanden op te splitsen, maak dan gebruik van een offline toepassing die zich hierin specialiseert.
  • Voor bewerkingen aan individuele documenten vindt u enkele handige ‘tools’ op de website smallpdf. U kan er verschillende manipulaties met pdf-documenten makkelijk en snel uitvoeren.
  • Stel de 3 unieke e-mailadressen van uw dossier (voor aankoop, verkoop en divers) als favoriet in binnen de toepassingen die u frequent gebruikt (bijv. Gmail, Outlook, uw (netwerk) scanner, uw mobiele apps, …). Het vergemakkelijkt het snel doorsturen van documenten vanuit deze toepassingen naar uw portaal.
  • Gebruik een goede Scan App voor het mobiel scannen en doorsturen van documenten (resto, car wash, …).
  • Ook een gewone foto (JPG) kan u via email doorsturen naar uw portaal.

Enkele voorbeelden van (gratis) Scan Apps: Voor iOS: Scanner Pro | Voor Android: CamScanner | Voor WindowsMicrosoft Office Lens

Aanbevelingen en tips voor de kantoormedewerkers:

  • Doorloop bij aanvang de Quick-Support flyer die de belangrijkste basishandelingen en dossierinstellingen beschrijft. De flyer is beschikbaar in de Support sectie van de Beheermodule.
  • De veelgestelde vragen (FAQs) voor de Kantoormedewerker vindt u in het gedeelte ‘Oplossingen‘ van de Helpdesk:

ClearFacts Helpdesk FAQs

  • Binnen de Nieuwsmodule worden nieuwe features en functionaliteiten voorgesteld. Kijk regelmatig na of er nieuwe berichten staan die nuttig kunnen zijn voor u als kantoormedewerker of voor de klanten in uw portefeuille.
  • Tracht uw klanten te overreden om hun documenten zelf in te voeren en te digitaliseren. Het KMO-portaal beschikt over voldoende troeven om de klant snel te overtuigen van de voordelen hiervan (cijfers, rapporten, digitaal archief, betalingen, …).
  • Indien u voor bepaalde dossiers de digitalisatie op kantoor organiseert, worden de voorbereidende activiteiten rond scannen en opsplitsen best afgesplitst van de daaropvolgende, eerder boekhoudkundige, taken. De voorbereidende acties worden in dat geval bij voorkeur door andere (administratieve) medewerkers uitgevoerd teneinde de doorstroming te verbeteren.
  • Overweeg ook om de validatie van de boekingsvoorstellen in de ClearFacts Werklijsten (Factory) binnen een apart team te organiseren. Er werd ook een specifiek medewerkersprofiel ‘Support’ gecreëerd om de Werklijst-activiteit te kunnen toewijzen aan (tijdelijke) medewerkers met beperkte rechten binnen de toepassing. Ervaring leert dat een dergelijke afsplitsing sterk kan bijdragen tot een efficiëntere doorstroming.
  • Neem zelf het voortouw in de verdere digitalisatie van uw kantoor door de eigen verkoopfacturen elektronisch/digitaal te versturen naar uw klanten … als pdf-document … of als e-fff (UBL) factuur. U zet ze zelf klaar ter goedkeuring in de Aankoop-postbus van uw klanten. Eventueel als kopie van de mail die u verstuurd naar de klant zelf.
  • Indien u papieren stukken, na de interne digitalisatie en verwerking, aan de klant terugbezorgd, kan u de documenten voorzien van een bevestiging dat de digitalisatie en verwerking effectief gebeurd is. Een kantoor- of datumstempel volstaat hiervoor. Het documentnummer zelf wordt na de verwerking ‘als watermerk’ voorzien op elke factuur en zo opgenomen in het digitaal archief.
  • Vooraleer een nieuw dossier te activeren, zorgt u best dat de belangrijkste klant- en leveranciersfiches binnen het dossier de minimum basisinformatie bevat (oa BTW-nummer, standaard grootboekrekening, …). Dit zal de automatische herkenning en verrijking ten goede komen.
  • Massaal nieuwe dossiers activeren tijdens de piekverwerking is daarom niet altijd aan te raden. Beter om de nieuwe dossiers ‘tussentijds’ te activeren en te configureren zodat voldoende tijd kan genomen worden voor de initialisatie van elk dossier.
  • Vermijd tijdens de validatie van de boekingsvoorstellen de aanmaak van nieuwe Klanten en Leveranciers. Kijk dus steeds goed na of de tegenpartij nog niet bestaat binnen het dossier (in de lijst van beschikbare Klanten of Leveranciers). Selecteer in dat geval de reeds bestaande tegenpartij en verwijder onmiddellijk de nieuwe tegenpartij zodat er geen nieuwe (dubbele) fiches worden aangemaakt. Verrijk de bestaande fiche met het juist BTW-nummer zodat bij een volgende verwerking een automatische toewijzing gebeurt.
  • U hoeft geen Helpdesk-tickets aan te maken voor gefaalde synchronisatie-taken. Deze taken worden permanent “gemonitored” en door onze Support-diensten zo snel mogelijk verholpen.
ClearFactsAanbevelingen, tips en ‘best practices’ …

Related Posts