Comment choisir le meilleur logiciel de pré-comptabilité : un guide pratique pour les (experts-)comptables belges

29 nov 2023

Comment choisir le meilleur logiciel de pré-comptabilité : un guide pratique pour les (experts-)comptables belges

Introduction

Bienvenue dans le monde de la comptabilité simplifiée.

Vous êtes (expert-)comptable et vous souhaitez simplifier et automatiser vos tâches manuelles ?

Dans cet article, vous trouverez toutes les infos concernant la pré-comptabilité et la manière dont les logiciels redéfinissent & façonnent l’avenir du secteur de la comptabilité.

Qu’est-ce que la pré-comptabilité ?

La pré-comptabilité englobe l’ensemble des tâches effectuées par les comptables jusqu’à ce que les écritures comptables soient enregistrées dans la solution comptable et que les différents documents soient archivés de manière sécurisée afin de pouvoir être facilement retrouvés ultérieurement.

Nous entendons donc ici toutes les étapes et les processus qui précèdent la comptabilité proprement dite. Cela inclut le travail préparatoire tel que la collecte, l’organisation et le traitement des données financières avant leur encodage dans le système comptable. Il s’agit souvent de tâches telles que le tri et la catégorisation des tickets de caisse, factures et autres documents, la validation des données, la saisie des informations dans la solution comptable et la préparation des états financiers.

La pré-comptabilité est automatisée grâce à des technologies telles que l’OCR (reconnaissance optique de caractères), l’IA (intelligence artificielle) et des logiciels avancés de pré-comptabilité. Ces outils contribuent notamment à la numérisation des tickets de caisse et des factures, rationalisent et accélèrent vos processus administratifs en réduisant les tâches manuelles, en améliorant la précision et en augmentant l’efficacité de l’encodage des données.

La pré-comptabilité est donc un excellent outil vous permettant de mieux collaborer avec vos clients et optimiser le flux de travail dans votre fiduciaire. Elle est devenue un élément essentiel du processus comptable au cours de ces dernières années.

Votre outil de pré-comptabilité devient ainsi un puissant outil de gestion.

Le logiciel tout-en-un est-il une alternative viable ? Comment faire le bon choix ?

Une solution “tout-en-un” est généralement un logiciel ou une plateforme offrant une large gamme de fonctionnalités couvrant différents aspects de la comptabilité et de la gestion financière. Ces solutions visent à fournir un ensemble d’outils avec plusieurs fonctionnalités telles que la comptabilité, la facturation, la gestion des salaires, la gestion fiscale, les rapports, etc., au sein d’une seule plateforme. Elles cherchent à offrir une solution complète.

En revanche, une solution spécialisée telle que celle proposée par ClearFacts se concentre uniquement sur une tâche spécifique (ou un ensemble limité de fonctions) dans le domaine de la comptabilité ou de l’administration financière.

Au lieu de proposer une large gamme de services, ces solutions spécialisées excellent dans un aspect spécifique avec des fonctionnalités spécifiques.

Les avantages de travailler avec des logiciels spécialisés :

  • Une grande attention portée sur l’expertise : conçus pour des tâches spécifiques, ces logiciels spécialisés les exécutent souvent mieux que les logiciels généralistes.
  • Facilité d’utilisation : une interface utilisateur conçue pour des tâches spécifiques permet de travailler mieux et de manière plus agréable.
  • Développement ciblé : plus de mises à jour et de nouvelles fonctionnalités.
  • Gain de temps : optimisés pour des tâches spécifiques, ils sont en mesure de les exécuter plus rapidement.
  • Innovation : les fournisseurs de logiciels spécialisés sont plus flexibles et implémentent plus rapidement des fonctionnalités avancées.
  • Communauté et support : vous pouvez généralement compter sur une communauté passionnée et un support client dévoué qui comprend mieux vos défis personnels.
  • Risque réduit : moins de fonctionnalités différentes donc moins de bugs et de problèmes.
  • Intégrations : les logiciels, tels que ClearFacts, offrent souvent des fonctionnalités API solides permettant une intégration transparente avec d’autres outils. Cela vous permet de créer votre propre infrastructure technologique spécialisée.

Plongez dans les fonctionnalités avancées de ClearFacts et découvrez comment nous vous aidons à fluidifier la gestion des documents financiers, augmenter la rapidité de votre processus comptable et renforcer la collaboration entre votre bureau comptable et vos clients.

Nouveau logiciel et peur de l’inconnu.

L’implémentation d’un nouveau logiciel peut sembler intimidante.

« Est-ce que tout fonctionnera dès le premier jour ? », « Toutes les données seront-elles transférées ? », « Nous exposons-nous à des risques de sécurité ? », « Comment réagiront les clients ? »

Des questions bien légitimes évidemment, mais vous pouvez vite trouver des réponses en effectuant quelques recherches.

Notre conseil : discutez avec des confrères et consœurs (experts-)comptables qui ont déjà franchi le pas. Des fiduciaires telles que Compta Plan, VP Accountants, Fiducial ou Dielens & Van Bosstraeten sont bien placées pour vous donner des conseils en toute indépendance.

Concernant ClearFacts, rassurez-vous : la transition se déroule sans accroc.

Notre super équipe de Customer Success assure une implémentation et onboarding transparents de votre fiduciaire, minimisant ainsi les mauvaises surprises tant pour vos collègues que pour vos clients.

Du processus de réflexion jusqu’à votre formation, en passant par le transfert éventuel de dossiers clients à partir d’une autre plateforme : comptez sur nous pour vous accompagner étape par étape.

Que peuvent attendre les (experts-)comptables d’un logiciel de pré-comptabilité ?

Outre vos préférences personnelles, il existe bien sûr certains critères objectifs auxquels un outil de pré-comptabilité doit répondre.

  • Les solutions logicielles cloud sont la norme : à l’ère numérique actuelle, les logiciels cloud sont indispensables. L’information est accessible partout et permet des mises à jour en temps réel.
  • Reconnaissance automatique et enrichissement des documents : un bon outil de pré-comptabilité ne se contente pas de reconnaître les documents, il peut également les compléter avec des données historiques ou des métadonnées. Ainsi, vous ne perdez pas de temps à remplir manuellement les mêmes champs à chaque fois, garantissant que chaque document contient les bonnes données.
  • Intégration avec votre logiciel de comptabilité existant : il est crucial que le logiciel de pré-comptabilité s’intègre parfaitement avec votre logiciel de comptabilité actuel pour un processus de travail fluide.
  • Sécurité : assurez-vous que le logiciel répond aux normes de sécurité les plus strictes pour garantir l’intégrité et la confidentialité des données financières.
  • Ergonomie : une interface intuitive et une navigation simple sont essentielles. Vous gagnez du temps en naviguant plus rapidement et en retrouvant plus vite les informations recherchées. Cela garantit aussi que les collaborateurs de votre fiduciaire s’adaptent plus rapidement.
  • Application mobile : la possibilité d’y avoir accès via des appareils mobiles tels que des smartphones ou des tablettes est importante pour les comptables en déplacement ou souhaitant plus de flexibilité.
  • Un support client fiable, comprenant des formations pour la mise en route, des manuels et une assistance réactive, peut être très important. Assurez-vous d’avoir une bonne relation.
  • Prix et évolutivité : la capacité de croître avec les besoins de l’entreprise est une considération importante, tout comme un modèle de prix évolutif adapté à la taille et à la croissance de votre bureau comptable.

Chez ClearFacts, nous allons même plus loin avec quelques boosts en termes d’efficacité uniques.

Faites des choix à long terme basés sur la fiabilité

La fiabilité du logiciel de pré-comptabilité a un impact sur votre image, tant interne qu’auprès de vos clients. Avec un logiciel robuste qui a fait ses preuves, vous vous assurez de gagner de nouveaux clients et de conserver les existants.

Assurez-vous également que votre partenaire logiciel est solide. Optez pour :

  • Stabilité financière : choisir une solution logicielle développée par une entreprise financièrement stable garantit un partenariat à long terme.
  • Support fiable : une entreprise avec un certain historique a généralement un service client bien organisé avec un support technique.
  • Innovation continue : les entreprises logicielles établies ont les ressources et l’expertise pour continuer à innover. Cela garantit que le logiciel reste à jour avec les derniers développements technologiques et législatifs, un aspect essentiel au sein du secteur de la comptabilité.

600 fiduciaires vous ont déjà précédé

Avec ClearFacts, vous optez pour un partenaire fiable, une entreprise  qui a rejoint Isabel Group depuis 2019. Nous garantissons ainsi la confiance, la fiabilité et la stabilité.

Plus de 600 bureaux comptables et 90 000 entreprises en Belgique travaillent déjà avec ClearFacts.