Déclaration de confidentialité ClearFacts

1. Généralités

La présente déclaration explique comment, en sa qualité de responsable du traitement, ClearFacts SRL (“nous”, “notre”), faisant partie d’Isabel Group, dont les bureaux sont situés Posthoflei 1 / boîte 1, 2600 Anvers (téléphone : +32 3 369 55 66), traite les données à caractère personnel que nous collectons auprès de vous via notre site internet www.clearfacts.be, via la plateforme SAAS ClearFacts ou via nos portails clients.

2. Données que nous collectons

Lorsque vous surfez sur notre site web, nous collectons les types de données à caractère personnel suivants vous concernant :

  1. Données d’identification : votre adresse IP.
  2. Données relatives à la sécurité : journaux de sécurité, journaux de connexion et d’activité et l’agent utilisateur de votre navigateur.
  3. Lorsque vous nous en donnez l’autorisation, nous collectons également des données relatives à l’usage que vous faites de notre site web (par exemple, les pages que vous avez consultées ou si vous avez déjà visité notre site précédemment).

Lorsque vous vous abonnez à notre newsletter, nous collectons votre nom et votre adresse email.

Lorsque vous prenez contact avec nous via notre site web ou lorsque vous nous demandez un devis, nous collectons les types de données à caractère personnel suivants vous concernant :

  1. Données d’identification : votre nom et votre titre, votre adresse email, votre numéro de téléphone, des informations sur la société ou organisation pour laquelle vous travaillez et votre adresse IP.
  2. Données relatives à la sécurité : journaux de sécurité, journaux de connexion et d’activité et l’agent utilisateur de votre navigateur.
  3. Les messages que vous nous envoyez.

Lorsque vous utilisez la plateforme SAAS ClearFacts ou l’un de nos portails clients, pour la comptabilité de votre entreprise, nous collectons les types de données personnelles suivantes vous concernant :

  1. Données d’identification : votre nom et prénom, votre adresse email (nom d’utilisateur), votre mot de passe (crypté) et votre adresse IP.
  2. Données vous décrivant : votre langue de communication préférée.
  3. Données concernant votre entreprise : nom, adresse, numéro de TVA, forme juridique, situation financière, numéro(s) de compte bancaire et fournisseurs de services financiers.
  4. Données relatives à la sécurité : journaux de sécurité, journaux de connexion et d’activité, agent utilisateur de votre navigateur.
  5. Les messages que vous nous envoyez.

Lorsque vous utilisez la plateforme SAAS ClearFacts ou l’un de nos portails clients, pour votre administration personnelle ou familiale, nous collectons les types de données personnelles suivantes vous concernant :

  1. Données d’identification : votre nom et prénom, votre adresse email (nom d’utilisateur), votre numéro de téléphone, votre mot de passe (crypté) et votre adresse IP.
  2. Données vous décrivant : votre langue de communication préférée, votre statut civil ou marital, votre activité professionnelle et si vous présentez un handicap important.
  3. Données relatives à votre partenaire/conjoint : son nom et prénom, son statut civil ou marital, son activité professionnelle et s’il ou elle présente un handicap important.
  4. Données relatives à votre situation familiale et des personnes à votre charge : leurs noms et prénoms, leurs dates de naissance, leur lien de parenté et s’ils présentent un handicap important.
  5. Données relatives à vos biens immobilier : Les adresses, la nature et la destination des biens.
  6. Informations financières : vos données d’identification bancaire, vos ressources financières, vos dettes et dépenses, les prêts et crédits dont vous bénéficiez, les aides financières dont vous bénéficiez, les données relatives aux assurances que vous avez souscrites, les données liés à votre pension, les allocations que vous payez ou recevez.
  7. Informations supplémentaires relatives à votre activité professionnelle : votre titre de fonction, employeur et son adresse et vos salaire et avantages professionnel.

3. Utilisation des Cookies

Nous utilisons des cookies sur notre site internet pour améliorer votre expérience utilisateur et, quand vous nous donnez votre accord, pour mieux vous connaitre.

Un cookie est un petit fichier texte qui est téléchargé sur votre ordinateur ou téléphone portable lorsque vous accéder à un site internet. Il permet au site internet de reconnaitre votre ordinateur ou téléphone en enregistrant des informations concernant vos préférences ou actions passées.

Nous utilisons 2 types de cookies sur notre site internet :

  1. Cookies essentiels : ces cookies sont nécessaires pour que notre site web fonctionne correctement et vous fournisse les services que vous demandez. Vous pouvez bloquer et supprimer ces cookies via les paramètres de votre navigateur, mais cela pourrait empêcher le site de fonctionner correctement.
  2. Cookies de mesure d’audience : ces cookies nous servent à connaitre le nombre de visiteurs de notre site, le nombres de pages vues, l’activité des visiteurs et leur fréquence de retour. Vous pouvez accepter ou refuser que ces cookies soient stockés sur votre appareil via la bannière qui apparait en bas de page sur notre site internet.

Les cookies listés ci-dessous peuvent être placés par notre site web, en fonction des paramètres de votre navigateur et de votre consentement :

Vous pouvez désactiver chaque catégorie de cookies (à l’exception des cookies strictement nécessaires) en cliquant sur le bouton «Paramètres des cookies» ci-dessous:



4. Finalités du Traitement

Vos données à caractère personnel sont traitées pour les finalités suivantes :

  1. Si nécessaire, pour l’exécution d’un contrat entre vous et nous, ou pour accomplir des démarches, à votre demande, afin de souscrire un contrat pour :
    1. Permettre aux utilisateurs de s’enregistrer pour pouvoir utiliser nos services ;
    2. Vous permettre d’utiliser les services de la plateforme SAAS ClearFacts et ces portails clients, tels que la lecture automatique de documents et fichiers que vous uploadez, établir des brouillons de documents comptables pour vous et vos fournisseurs de services administratifs.
    3. Vous fournir les informations que vous nous demandez et répondre à vos questions.
    4. Assurer la sécurité de nos services, y compris de vos données .
  2. Lorsque vous avez donné votre accord, en acceptant les cookies sur notre site web ou en complétant nos formulaires de contact, afin de :
    1. Nous permettre de vous envoyer des offres promotionnelles et des informations sur nos produits ;
    2. Nous permettre de suivre avec précision l’information quant au nombre de visiteurs uniques, leurs sessions et les moments de leurs visites.
  3. Si nécessaire pour défendre nos intérêts légitimes, tels qu’énoncés ci-dessous, à moins que ne prévalent vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux :
    1. Assurer le suivi de la relation d’affaires entre Isabel Group et vous, en tant que client ou prospect ;
    2. Envoyer à nos clients des informations relatives aux services qu’ils utilisent ; vous pouvez demander que ces communications cessent à tout moment via le lien de désinscription se trouvant en bas de chaque communication.
    3. Améliorer les services que nous fournissons en identifiant notamment des tendances, des problèmes récurrents, les comportements des clients, etc. via la manière dont vous utilisez nos services.
      A ces fins, nous avons réalisé un test d’équilibrage (« balancing test »), comme l’exige la loi, et nous avons constaté que, compte tenu des données à caractère personnel collectées, du traitement réalisé et de vos attentes raisonnables, vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux ne prévalent pas sur notre intérêt légitime.
  4. Lorsque cela s’avère nécessaire pour que nous puissions remplir nos obligations légales, par exemple pour signaler un délit ou une tentative de délit, ou pour respecter nos obligations en matière de reporting

5. Partage et Transfert de vos Données

Pour pouvoir vous fournir nos services et répondre aux finalités ci-dessus, nous devons partager vos données à caractère personnel avec :

  1. Les collaborateurs de ClearFacts et d’Isabel Group qui doivent y avoir accès pour pouvoir remplir leur fonction (« need-to-know ») et les sous-traitants qui ont signé un accord de confidentialité avec nous.
  2. Les sous-traitants indépendants, situés dans l’Espace économique européen, qui nous aident pour le traitement de vos données à caractère personnel selon nos instructions et qui sont soumis aux clauses de confidentialité appropriées, à savoir :
    1. Google Analytics, qui nous fournit des statistiques simples sur le nombre unique de visiteurs de notre site web.
    2. MailChimp, qui nous permet d’envoyer des mailings de masse pour nos newsletters et campagnes de marketing.
    3. Amazon Web Services (AWS), responsable de l’hébergement de notre site web et notre plateforme SAAS.
  3. Les administrations publiques et organismes de réglementation conformément à nos obligations de reporting.

6. Sécurité et Conservation des Données

Vos données à caractère personnel sont et seront conservées de manière strictement confidentielle.

Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour protéger vos données à caractère personnel. Ces mesures couvrent notamment la mise sur pied de processus et procédures visant à minimiser l’accès non autorisé à vos données à caractère personnel ou la divulgation de ces données. Nous nous assurons que les tierces parties avec lesquelles nous partageons vos données à caractère personnel ont mis en place les mesures de sécurité appropriées.

Nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins spécifiées au point 4 (Finalités du traitement), tenant compte des durées de stockage maximales telles que définies ci-après :

  1. Les données collectées lorsque vous achetez nos services sont conservées 5 ans après la fin du contrat, sauf si une demande explicite est adressée pour supprimer les données plus tôt.
  2. Les données collectées lorsque vous nous communiquez via notre site web sont conservées jusqu’à ce que nous ayons répondu à votre demande.
  3. Les données collectées à des fins statistiques sont conservées pendant 14 mois.
  4. Les données collectées à des fins de marketing sont conservées aussi longtemps que nous avons votre accord.
  5. Les journaux techniques sont conservés maximum 60 jours.

7. Décisions Automatisées et Profilage

Aucune décision automatisée ne sera prise vous concernant et aucun profil vous concernant ne sera créé pendant le traitement de vos données tel que décrit dans cette déclaration.

8. Vos Droits

Vous avez le droit de nous demander une copie de vos données à caractère personnel ; de corriger, supprimer ou limiter le traitement de vos données à caractère personnel (ou d’en arrêter le traitement actif) ; d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées dans un format structuré, lisible par une machine. Vous pouvez en outre vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel dans certains cas (notamment lorsque nous ne devons pas traiter vos données à caractère personnel pour répondre à une exigence contractuelle ou légale).

Si nous vous avons demandé votre accord, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Cela n’affectera cependant pas le traitement déjà effectué avant le retrait de votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement en supprimant les cookies associés à notre domaine.

Vous pouvez exercer les droits précités en prenant contact avec nous comme décrit ci-dessous dans le point « Contactez-nous ».

Ces droits peuvent être limités, par exemple si le fait de répondre à votre demande entraîne la divulgation de données à caractère personnel relatives à d’autres personnes, ou si vous nous demandez de supprimer des informations que nous devons conserver en raison d’exigences légales ou d’un intérêt légitime contraignant.

S’il reste des points de contestation non résolus, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

9. Nous Contacter

Pour toute question relative à la présente déclaration de confidentialité, ou si vous désirez nous joindre pour quelque raison que ce soit en relation avec le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous adresser à notre Délégué à la Protection des Données chez Isabel Group, en envoyant un email à privacy@clearfacts.be, ou une demande datée et signée à Posthoflei 1 / boîte 1, 2600 Anvers, Belgique.

10. Modifications apportées à cette déclaration

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente déclaration, mais toujours conformément aux lois et réglementations applicables. Dans la mesure du possible, nous vous informerons par email de tout changement substantiel apporté à la présente déclaration.

La dernière modification/révision de cette déclaration date du 24/06/2020.