Déclaration de confidentialité ClearFacts

1. Généralités

Cette déclaration explique comment, en tant que responsable du traitement, Clearfacts BV/SRL (“nous”, “notre”, “nos”), dont les bureaux sont situés à Posthoflei 1 / boîte 1A, 2600 Antwerpen, Belgique (téléphone : +32 3 369 55 66), traite les données personnelles que nous collectons auprès de vous via notre site internet www.clearfacts.be, la plateforme SaaS ClearFacts ou via nos portails clients.

Clearfacts BV/SRL fait partie du Isabel Group qui se compose de :

• Isabel NV/SA, dont les bureaux sont situés à Keizerinlaan 13-15, 1000 Bruxelles, Belgique (téléphone : +32 2 545 17 11) ;
• CodaBox NV/SA, dont les bureaux sont situés à Diestsepoort 1, 3000 Leuven, Belgique (téléphone : +32 2 880 84 80) ;
• Clearfacts BV/SRL, dont les bureaux sont situés à Posthoflei 1 / boîte 1A, 2600 Antwerpen, Belgique (téléphone : +32 3 369 55 66) ; et
• Clearnox SAS, dont les bureaux sont situés au 8 Rue Honoré de Balzac, 37000 Tours, France (téléphone : +33 2 47 60 65 96).

2. Modifications apportées à cette déclaration

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration à tout moment, mais le ferons systématiquement en accord avec les lois applicables. Nous vous informerons, lorsque cela est possible, de tout changement important apporté à celle déclaration.

La dernière modification de cette déclaration a été apportée le 29/08/2023.

3. Données que nous collectons

3.1 Gestion de Relation

Lorsque vous ou votre entreprise devenez client du Isabel Group ou de l’un de ses membres, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d’identification : votre nom, votre adresse email, votre préférence linguistique et votre numéro de téléphone, nous vous attribuerons également, à vous ou à votre entreprise, un numéro de client ;
• Les produits que vous ou votre entreprise utilisez et les informations relatives à la facturation.

Lorsque nous devons vous communiquer des informations relatives au produit ClearFacts, nous utilisons parfois des notifications dans l’applications, dans ces cas nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d’identification : votre adresse IP et votre identifiant utilisateur Clearfacts ;
• Données de connexion : vos requête HTTP, informations navigateur et système, la durée de la session, votre pays, la date et l’heure de connexion, les pages visitées ;
• Autre : likes et clics dans la section actualités.

Lorsque vous ou votre entreprise devenez fournisseur ou partenaire du Groupe Isabel ou de l’une de ses sociétés membres, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d’identification : votre nom, email professionnel, numéro de téléphone professionnel ;
• Informations professionnelles : votre employeur et votre titre de poste.

3.2 Inscription à nos services

Lorsque vous demandez des informations sur nos services, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d’identification : votre nom et votre titre, votre adresse email, votre numéro de téléphone, des informations sur la société pour laquelle vous travaillez et votre adresse IP.
• Données relatives à la sécurité : journaux de sécurité, journaux de connexion et d’activité, agent utilisateur de votre navigateur.
• Les messages que vous nous envoyez.

Lorsque vous vous inscrivez à nos services, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d’identification : votre nom, votre adresse email professionnelle, votre numéro de téléphone professionnel.
• Toute information relative aux services que vous utilisez.

3.3 Utilisation de nos services (Traitements de données en tant que sous-traitant)

Lorsque vous utilisez la plateforme SaaS ClearFacts ou le portail d’un de nos clients, pour la comptabilité de votre entreprise, nous collectons, sur instruction de votre comptable, les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d’identification : vos nom et prénom, votre adresse électronique (nom d’utilisateur), votre mot de passe (crypté) et votre adresse IP ;
• Informations vous concernant : votre langue de communication préférée ;
• Informations concernant votre entreprise : son nom, son adresse, son numéro de TVA, sa forme juridique, sa situation financière, son ou ses numéros de compte bancaire et ses prestataires de services financiers ;
• Informations relatives à la sécurité : les journaux de sécurité, les journaux de connexion et d’activité, et l’agent utilisateur de votre navigateur web ;
• Les messages que vous nous envoyez.

Lorsque vous utilisez la plateforme SaaS ClearFacts ou le portail d’un de nos clients, pour votre administration personnelle ou familiale, nous collectons, sur instruction de votre comptable, les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d’identification : vos nom et prénom, adresse électronique (nom d’utilisateur), numéro de téléphone, mot de passe (crypté) et adresse IP ;
• Informations vous concernant : votre langue de communication préférée, votre état civil ou matrimonial, votre activité professionnelle et si vous avez un handicap significatif ;
• Informations concernant votre partenaire/conjoint : ses nom et prénom, son état civil ou matrimonial, son activité professionnelle et s’il est atteint d’un handicap significatif ;
• Informations concernant votre famille et les personnes à votre charge : leurs nom et prénom, leur date de naissance, leur lien de parenté avec vous ou votre partenaire/conjoint et s’ils ont un handicap important ;
• Informations concernant vos biens immobiliers : les adresses, les natures et les destinations de vos biens immobiliers ;
• Informations financières : vos données d’identification bancaire, vos ressources financières, et des informations sur les dettes et les dépenses, les prêts et les crédits, les aides financières dont vous bénéficiez, les polices d’assurance, la pension et les allocations que vous payez ou recevez ;
• Informations complémentaires concernant votre activité professionnelle : votre titre de fonction, votre employeur et son adresse, votre salaire et vos avantages.

Ces données sont également traitées, à la demande de votre nouveau comptable, lorsque que vous en changez, pour nous permettre de transférer votre dossier de votre ancien à votre nouveau comptable, lorsque tous deux utilisent ClearFacts.

3.4 Support client

Lorsque nous lançons une session de partage d’écran avec vous, pour vous aider à utiliser nos produits, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d’identification : votre nom et votre adresse électronique ;
• Toute information partagée pendant la session de partage d’écran (audio et vidéo).

Lorsque vous nous contactez par le biais de notre site web ou par téléphone, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d’identification : votre nom et votre titre, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;
• Informations concernant votre entreprise : le nom de votre entreprise et votre fonction au sein de cette entreprise ;
• Informations relatives à la sécurité : votre adresse IP, les journaux de sécurité, les journaux de connexion et d’activité, et l’agent utilisateur de votre navigateur web ;
• Toute information supplémentaire que vous incluriez dans les messages que vous nous envoyez ; et/ou
• Toute information partagée pendant l’appel.

Nous pouvons également collecter, lorsque vous nous les fournissez, des informations concernant votre assistant(e) personnel(le).

3.5 Marketing

Lorsque vous vous inscrivez et/ou participez à un événement que nous organisons, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d’identification : votre nom et votre titre, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;
• Informations concernant votre entreprise : le nom de votre entreprise ;
• Toute autre information relative à l’événement.

Nous collectons également des données personnelles vous concernant auprès d’autres organisateurs d’événements auxquels vous avez donné votre accord pour partager ces données personnelles avec nous.

Lorsque vous vous inscrivez et/ou participez à un webinaire que nous organisons, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d’identification : votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et votre adresse IP ;
• Informations concernant votre entreprise : son nom et son numéro de TVA ;
• Informations relatives à la sécurité : les journaux de sécurité, les journaux de connexion et d’activité, et l’agent utilisateur de votre navigateur web ;
• Les questions que vous pouvez envoyer pendant le webinaire.

Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d’identification : votre nom, votre email professionnel et votre préférence linguistique ;
• Informations professionnelles : le nom et l’adresse de votre entreprise ;

Votre appareil et vos informations d’utilisation sont également collectés lorsque vous lisez les newsletters.

3.6 Utilisations de notre site web

Lorsque vous naviguez sur notre site web, nous recueillons les types suivants de données personnelles vous concernant :

• Données d’identification : votre adresse IP ;
• Informations relatives à la sécurité : les journaux de sécurité, les journaux de connexion et d’activité, et l’agent utilisateur de votre navigateur web ;
• Lorsque vous nous y autorisez, nous collectons également des données relatives à votre utilisation du site web, telles que les pages que vous avez consultées ou si vous avez déjà visité notre site web dans le passé.

3.7 Autres

Dans le cadre de nos activités de recherche et développement, nous pouvons mener des entretiens avec vous ou vous demander de répondre à des enquêtes. Nous collecterons alors les types de données personnelles suivants :

• Données d’identification : votre nom, email, numéro de téléphone ;
• Informations professionnelles : votre activité professionnelle, votre fonction et votre employeur ;
• Informations liées à vos habitudes de travail ;
• Informations partagées lors de l’entretien ou de l’enquête.

Lorsque vous nous envoyez un rapport de signalement, nous pouvons collecter les types de données personnelles suivants vous concernant :

• Données d’identification : votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone ;
• Votre relation avec Isabel Group ;
• Les informations que vous signalez, qui peuvent inclure des informations sur d’autres personnes.

4. Finalités pour lesquelles nous traitons vos données

Vos données personnelles sont traitées aux fins suivantes :

• Lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution d’un contrat entre vous et nous ou afin de prendre des mesures, à votre demande, pour conclure un contrat :
  1. Pour permettre à vous et/ou aux utilisateurs de votre entreprise de s’inscrire et d’utiliser nos services.
  2. Pour nous permettre de gérer notre relation avec nos fournisseurs.
  3. Pour vous envoyer des communications importantes relatives à votre utilisation des services.
  4. Pour vous fournir les informations que vous avez demandées et répondre à vos questions lorsque vous nous contactez.
  5. Pour vous fournir une assistance lorsque vous rencontrez des problèmes dans votre utilisation de nos services.
  6. Pour gérer la relation entre vous, notre client, et nous et les autres membres du Isabel Group.
  7. Pour facturer votre entreprise ou parties prenantes pour l’utilisation de nos services.
  8. Pour assurer la sécurité de nos services, y compris de vos données.
  9. Pour vous permettre de vous inscrire et de participer à nos webinaires ou à nos événements.
  10. Pour vous permettre d’utiliser les services de la plateforme SaaS ClearFacts et les portails clients, y compris la lecture automatisée de documents et de fichiers, la préparation de projets de documents comptables pour vous et vos prestataires de services administratifs.
• Lorsque vous avez donné votre consentement :
  1. Pour vous contacter, conformément à votre demande, et vous fournir de plus amples informations sur nos services.
  2. Pour vous contacter, conformément à votre demande, et prendre un rendez-vous avec vous.
  3. Pour nous permettre de vous envoyer des offres promotionnelles et des informations sur nos produits et ceux des autres membres du Isabel Group, conformément à vos choix.
  4. Pour vous envoyer des enquêtes, nous permettant de recevoir un feedback afin d’améliorer nos produits.
  5. Pour recueillir vos réactions sur nos produits et services.
  6. Pour lancer une session de partage d’écran lorsque vous le demandez pour obtenir une assistance.
  7. Pour placer des cookies sur votre navigateur et réaliser des statistiques avancées basées sur les informations que ces cookies nous fournissent.
  8. Pour nous permettre d’effectuer des recherches sur l’innovation, y compris l’identification des améliorations de produits, des problèmes à résoudre, l’identification de nouveaux modèles commerciaux et de nouvelles solutions.
• Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes, tels qu’énumérés ci-dessous, et lorsque vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux ne prévalent pas :
  1. Pour assurer la sécurité de nos applications, services, processus, sites web et bases de données et de ceux du Isabel Group.
  2. Pour conserver une trace de nos relations commerciales avec vous, en tant que client existant ou prospect du Isabel Group.
  3. Pour permettre la correspondance et les réunions d’affaires.
  4. Pour permettre l’examen des appels passés pour la formation des agents et pour le contrôle de la qualité.
  5. Pour conserver les traces des actions prises pendant les sessions de partage d’écran.
  6. Pour envoyer aux clients existants des informations sur l’évolution des produits du Isabel Group et de ses membres ; vous pouvez demander l’arrêt de ces communications à tout moment via un lien de désinscription présent au bas de chaque communication.
  7. Pour améliorer nos services et développer de nouvelles offres commerciales à l’échelle du groupe en identifiant, par exemple, les tendances, les problèmes récurrents, les comportements des clients, grâce à votre utilisation de nos services ;
  8. Pour faire de la publicité pour nos services auprès des clients existants.
  9. Pour obtenir des informations non nominatives sur les visiteurs qui consultent les sites web du Isabel Group.

À ces fins, nous avons procédé à un test de mise en balance, comme la loi l’exige, et avons déterminé que, compte tenu des données personnelles limitées collectées, du traitement effectué et de vos attentes raisonnables, notre intérêt légitime à mener ces activités de traitement ne l’emporte pas sur vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux.

• Lorsque cela est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, telles que le signalement d’un crime ou d’une intention criminelle, ou la déclaration fiscale.

5. Partage et transfert de vos données

Afin de vous fournir nos services et aux fins mentionnées ci-dessus, nous devons partager vos données personnelles avec :

• Le personnel de ClearFacts et du Isabel Group ayant accès aux données selon le principe du “need to know” (nécessité de savoir) et les contractants qui ont signé un accord de confidentialité avec nous.
• Les sous-traitants tiers, situés en Belgique, qui nous assistent dans le traitement de vos données personnelles uniquement selon nos instructions et qui sont soumis à des obligations de confidentialité appropriées :
  • SurveyAnyplace, qui nous fournit une solution d’enquête.
  • Groep Arthur, qui nous aide dans l’organisation d’événements.
  • Speos, un fournisseur de solutions de gestion de documents qui nous permet d’envoyer des factures via Zoomit ou de les imprimer et de les poster.
• Les sous-traitants tiers, situés dans l’Espace Économique Européen, qui nous assistent dans le traitement de vos données personnelles uniquement selon nos instructions et qui sont soumis à des obligations de confidentialité appropriées :
  • Microsoft, qui fournit et maintient notre relation client et nos solutions de partage d’écran.
  • Google Analytics, qui nous fournit des statistiques simples sur le nombre de visiteurs uniques sur notre site web.
  • Amazon Web Services (AWS), qui est responsable de l’hébergement de notre site web et de nos applications.
  • Factuursturen, qui nous fournit une solution pour créér et envoyer nos factures
• Les sous-traitants tiers situés aux États-Unis d’Amérique, qui nous soutiennent dans le traitement de vos données personnelles uniquement selon nos instructions et qui sont soumis à des obligations de confidentialité appropriées :
  • MailChimp, qui nous permet d’envoyer des envois groupés pour des newsletters et des campagnes marketing.
  • FreshWorks, qui nous fournit un système de ticketing pour gérer vos demandes et celles des autres clients.
  • Beamer, qui nous propose une solution de push d’actualités applicatives.
• Les institutions gouvernementales ou les organismes de réglementation conformément à nos obligations de déclaration.

6. Sécurité et conservation des données

Vos données personnelles sont et resteront strictement confidentielles.

Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour protéger vos données personnelles. Cela inclut la mise en place de processus et de procédures visant à minimiser tout accès non autorisé à vos données personnelles ou leur divulgation. Nous nous assurons que les tiers avec lesquels nous partageons vos données personnelles ont également mis en place des mesures de sécurité adéquates.

Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des objectifs définis en section 4 (Finalités pour lesquelles nous traitons vos données), avec des périodes de conservation maximales telles que définies ci-dessous :

• Les données collectées pour créer un compte personnel sur notre plateforme seront conservées tant que votre compte ne sera pas supprimé (à votre demande ou à celle de votre entreprise).
• Les informations de contact et les informations utilisées pour vous permettre de signer des contrats par voie numérique seront conservées jusqu’à la fin de notre relation contractuelle.
• Les données de base des clients et les informations de facturation seront conservées pendant 10 ans après la fin de notre relation contractuelle.
• Les données collectées lorsque vous achetez des services auprès de nous seront conservées pendant 10 ans après la fin de notre relation contractuelle, comme l’exige la loi belge.
• Les données collectées lorsque vous nous contactez pour des questions ou une assistance seront conservées pendant 10 ans.
• Les données collectées lorsque vous demandez des informations sur nos services seront conservées pendant 3 ans ou jusqu’à ce que vous nous demandiez de supprimer vos données.
• L’enregistrement des appels et du partage d’écran sera conservé pendant 1 mois.
• Les données collectées à des fins statistiques seront conservées pendant 14 mois.
• Les données collectées pour vous permettre de vous inscrire et de participer à nos webinaires seront conservées pendant 12 mois.
• Les données collectées pour vous permettre de vous inscrire et d’assister à nos événements seront conservées pendant 1 mois après la tenue de ces derniers.
• Les données collectées par le biais d’enquêtes seront conservées pendant 12 mois.
• Les journaux techniques et de sécurité seront conservés pendant une durée maximale de 6 mois.
• Les sauvegardes de données, créées pour des raisons de sécurité, sont conservées pendant 4 semaines.
• Les données collectées à des fins de marketing sont conservées aussi longtemps que nous avons votre consentement.
• Les informations collectées à des fins de recherche et développement seront conservées pendant 24 mois.
• Les informations collectées dans le cadre d’une procédure d’alerte seront conservées jusqu’à la fin de l’enquête ou 10 ans après le contentieux (le cas échéant).

7. Données relatives aux mineurs

Les utilisateurs de ClearFacts doivent être âgés d’au moins 18 ans.

8. Décisions automatisées et profilage

Aucune décision automatisée ne sera prise à votre sujet dans le cadre des traitements décrits dans la présente déclaration.

Un profil de votre comportement lorsque vous utilisez notre site web sera créé par le Isabel Group si vous acceptez que nos cookies publicitaires et de suivi soient placés sur votre ordinateur.

9. Vos droits

Vous avez le droit de nous demander une copie de vos données personnelles, de nous demander de corriger, d’effacer ou de restreindre (arrêter tout traitement actif) de vos données personnelles et d’obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine. En outre, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances (notamment lorsque nous ne sommes pas tenus de traiter vos données personnelles pour satisfaire à une exigence contractuelle ou légale).

Lorsque nous vous avons demandé votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment ; toutefois, cela n’affectera pas les traitements qui ont déjà eu lieu avant le retrait. Vous pouvez retirer votre consentement, lié à l’utilisation des cookies, en supprimant les cookies liés à notre domaine.

Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant comme décrit dans la section « Nous contacter » ci-dessous.

Ces droits peuvent être limités, par exemple si répondre à votre demande révèlerait des données à caractère personnel concernant une autre personne, ou si vous nous demandez de supprimer des informations que nous sommes tenus de conserver par la loi, ou que nous avons un intérêt légitime impérieux à conserver.

S’il reste des points de contestation non résolus, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

10. Nous contacter

Si vous avez des questions sur cette déclaration de confidentialité ou si vous souhaitez nous contacter pour des raisons liées au traitement de vos données personnelles, veuillez contacter notre délégué à la protection des données, en envoyant un email à privacy@clearfacts.be, ou en envoyant une demande datée et signée à Clearfacts BV/SRL, Posthoflei 1 / boîte 1A, 2600 Antwerpen, Belgique.

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