Découvrez les possibilités de ClearFacts

Automatisation pour les experts comptables

ClearFacts vous fournit une application versatile en complément à votre logiciel de comptabilité. ClearFacts numérise et archive l’intégralité du flux entrant des documents et prépare les factures comme proposition comptable dans votre logiciel de comptabilité déjà en place. Un module supplémentaire est prévu pour le retour en ligne de la comptabilité à vos clients. De cette manière, ils peuvent profiter entièrement de vos services professionnels.

Comment ClearFacts s’occupe-t-il de la numérisation et du traitement des documents?

La solution ClearFacts consiste en 4 modules distincts qui, selon les besoins de votre bureau, peuvent être activés ensemble ou séparément.

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1. Importation et numérisation

  • L’importation et la numérisation des documents se fait en permanence via différents canaux d’importation: scannage, upload, e-mail, drop-zone, application smartphone, etc.
  • L’importation se fait de préférence par vos clients eux-mêmes (PME, indépendants, etc.) mais peut également être assurée dans votre bureau par un collaborateur ou, éventuellement, de manière centralisée par un fournisseur de services externe.
  • Les factures électroniques au format e-fff (UBL) sont envoyées à leur réception vers la boîte aux lettres numérique du dossier, avant d’être relevées en vue de leur traitement dans la comptabilité.
  • Tous les documents sont conservés sous forme numérique dans le Cloud et restent disponibles en ligne pour le client.

2. Reconnaissance et annotation

  • Tous les documents importés sont classifiés et reconnus comme facture d’achat, facture de vente ou document divers.
  • Lors de l’annotation, toutes les données utiles de la facture sont lues et encodées.
  • L’annotation est réalisée automatiquement via ClearFacts AIR ou manuellement par le client ou le collaborateur au bureau.
  • ClearFacts AIR est un module de reconnaissance OCR innovant qui assure une reconnaissance des données par machine (80%).
  • Lors de l’enrichissement des données de facturation, les données et fiches historiques du dossier comptable sont utilisées.
  • Le traitement en vrac des documents peut être effectué par le biais du circuit de balayage intégré d’un prestataire de services externe.

3. Envoi pour traitement

  • Les factures annotées sont transformées en «proposition comptable» par nos connecteurs bidirectionnels et mises à disposition dans votre logiciel de comptabilité.
  • Les «propositions comptables» sont régulièrement validées et/ou corrigées par les gestionnaires de dossier. Cette étape est réalisée par vos collaborateurs dans leur environnement habituel.
  • Les documents divers numérisés sont repris et traités dans un module de gestion en ligne simple fourni par ClearFacts.
  • Des règles et paramètres de dossier ajustables permettent d’optimiser continuellement le traitement automatique.
  • Vos clients gardent les pièces comptables originales en leur possession et vous disposez de leur version numérique.
  • Votre bureau se transforme en environnement digitalisé!

4. Retour au départ de votre logiciel de comptabilité

  • Après leur traitement, tous les documents ainsi que les comptabilisations validées/corrigées sont à nouveau mis à disposition du client.
  • Le retour s’effectue en ligne sous la forme d’un dashboard clair, de quelques rapports financiers (standards) et d’une archive numérique avec lien vers le document pdf correspondant.
  • Le numéro du document est placé sur les factures numériques traitées sous forme de filigrane.
  • Les chiffres clés et les évolutions sur le dashboard sont créés comme les rapports, en utilisant les données les plus récentes.
  • Vos clients ne doivent plus attendre les résultats trimestriels ou la clôture de l’exercice pour obtenir une nouvelle mise à jour de leurs résultats. Vous et votre client partagez toujours les mêmes informations.

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Nous sommes à votre disposition pour examiner avec vous les configurations et la tarification qui correspondent le mieux à votre bureau et votre clientèle.

 

 

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