Politique de vie privée (Privacy Policy)

Cette politique en matière de protection de la vie privée (ci-après : « Politique de vie privée ») présente la manière dont Clearfacts sprl collecte et traite vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez :

  • notre site web, accessible via www.clearfacts.be,
  • la plateforme ClearFacts et, le cas échéant, le portail PME, tous deux accessibles via un site web sécurisé sur l’internet ainsi que les services qu’ils proposent tels que déterminés par les conditions d’utilisation (ci-après : « ClearFacts »). Nous renvoyons également à ces conditions d’utilisation pour une description détaillée de ClearFacts.

Lorsque vous utilisez notre site web et/ou ClearFacts, nous recourons à des cookies et à des technologies similaires. En conséquence, il se peut que des données à caractère personnel vous concernant soient également collectées et traitées. Si vous souhaitez en apprendre davantage à ce sujet, nous vous prions de lire notre Politique en matière de cookies.

1. Généralités

1.1. Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par Clearfacts sprl, une société de droit belge ayant son siège social à 2060 Anvers,, Kerkstraat 127 et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0539.930.110 (ci-après : « Clearfacts sprl », « nous ») en tant que responsable du traitement de vos données à caractère personnel pour la mise à votre disposition de notre site web et de ClearFacts. Vous pouvez nous joindre via privacy@clearfacts.be.

1.2. En ce qui concerne les données à caractère personnel que vous-même ou votre bureau de services administratifs et financiers placeriez sur ClearFacts, vous ou votre bureau de services administratifs et financiers demeurez responsable du traitement.

1.3. Lorsqu’il est fait référence à une législation donnée et aux mesures d’exécution s’y rapportant, la référence sera également réputée inclure toutes les modifications, substitutions ou annulations de cette législation et de ces mesures.

1.4. Clearfacts sprl se réserve le droit d’occasionnellement modifier, compléter ou remplacer la présente Politique de vie privée. Ces modifications, compléments ou substitutions vous seront annoncés via la page d’accueil et/ou ClearFacts. Si vous n’êtes pas d’accord avec ces modifications, compléments ou substitutions, nous vous prions d’envoyer un e-mail à l’adresse indiquée à l’article 1.1. Sans avis de votre part dans les trois (3) jours ouvrables après l’annonce des modifications, compléments ou substitutions via la page d’accueil et/ou ClearFacts, vous serez présumé(e) les accepter dans leur ensemble.

2. Catégories de données à caractère personnel traitées par nos soins

2.1 Lorsque vous visitez notre site web www.clearfacts.be, nous ne recueillons aucune donnée à caractère personnel vous concernant, sauf :

  • Cookies : les données à caractère personnel que nous obtiendrions par le biais de cookies et de technologies comparables, comme déterminées dans notre Politique en matière de cookies.
  • Autres données à caractère personnel : les données à caractère personnel que vous pourriez nous fournir par téléphone ou par e-mail.

2.2 Lorsque vous utilisez ClearFacts et/ou le portail PME, nous recevons des données à caractère personnel de votre part ainsi que de votre bureau de services administratifs et financiers. Les données à caractère personnel que nous pouvons ainsi collecter et traiter sont :

  • Données d’identité : telles que nom et préférence linguistique.
  • Données de contact : telles qu’adresse e-mail.
  • Données financières : relatives notamment à votre situation financière, telles que votre numéro de compte, l’état de votre compte, vos prestataires de services financiers et autres.
  • Communication : telles que les informations que nous échangeons avec vous via ClearFacts, par e-mail et à travers d’éventuels autres canaux d’information comme les médias sociaux.
  • Données techniques et données d’utilisation : concernant notamment le système d’exploitation du terminal avec lequel vous vous connectez à ClearFacts, le type de navigateur, l’adresse IP de votre terminal, la façon dont vous utilisez ClearFacts, les liens sur lesquels vous cliquez et autres.
  • Autres données à caractère personnel : toutes les autres données à caractère personnel que vous nous fournissez.

3. Finalités pour lesquelles nous traitons des données

3.1. Clearfacts sprl traite vos données à caractère personnel pour vous fournir les services de ClearFacts, par exemple la lecture automatique des factures que vous placez sur ClearFacts, afin d’établir une proposition de comptabilisation à votre bureau de services administratifs et financiers. Ce traitement est nécessaire afin d’exécuter les conventions conclues entre vous et nous.

3.2. Clearfacts sprl peut traiter vos données à caractère personnel afin de respecter les obligations légales de Clearfacts sprl ainsi que pour donner dûment suite à toute demande valable d’informations et de renseignements émanant d’instances officielles ou judiciaires, de la police et d’autres organes publics compétents. Ce traitement est nécessaire afin de respecter nos obligations légales.

3.3. Clearfacts sprl peut traiter vos données à caractère personnel afin d’exécuter des analyses statistiques, de réaliser des études, d’améliorer ClearFacts et de développer de nouveaux services commerciaux. Ce traitement est nécessaire pour la préservation de nos propres intérêts légitimes. Ces intérêts sont, d’une part, la garantie d’un service de qualité élevée et d’autre part, le développement de nouveaux produits et services.

3.4. Clearfacts sprl peut traiter vos données à caractère personnel pour informer un tiers dans le cadre d’une éventuelle reprise, fusion, scission ou opération similaire. Ce traitement est nécessaire pour la préservation de nos propres intérêts légitimes. Il s’agit ici de nos intérêts sociaux et commerciaux.

3.5. Clearfacts sprl peut traiter vos données à caractère personnel pour préserver les intérêts légitimes de Clearfacts sprl ou d’un tiers, si votre utilisation de ClearFacts est constitutive d’un des cas d’abus suivants : (a) une violation de la législation et des conditions d’utilisation applicables ou des droits de tiers ; (b) une menace à l’encontre de la sécurité de ClearFacts et des services ou de l’infrastructure, des systèmes et services sous-jacents, comme, notamment mais non exclusivement, à la suite de virus, de maliciels, de logiciels espions ou d’autres formes de code logiciel malveillant ; (c) l’expression de haine, discrimination, racisme, calomnie, diffamation ou toute expression devant être interprétée comme dommageable, blessante ou autrement contraire à la loi.

4. Destinataires de vos données à caractère personnel

4.1. Clearfacts sprl partage vos données à caractère personnel exclusivement avec les catégories suivantes de destinataires :

  • sous-traitants et partenaires de Clearfacts sprl avec lesquels nous avons établi une convention et qui nous aident à mettre à disposition ClearFacts et les fonctionnalités associées, comme des prestataires de services informatiques ;
  • tiers avec lesquels nous pourrions nous trouver en négociation dans le cadre de fusions, reprises ou opérations similaires.
  • partenaires avec lesquels nous menons certaines recherches scientifiques et/ou statistiques (auquel cas les données à caractère personnel seront traitées uniquement sous forme agrégée).

4.2. Clearfacts sprl reçoit votre adresse e-mail de votre bureau de services administratifs et financiers en vue de créer votre compte et de vous envoyer un e-mail d’enregistrement, mais votre bureau ne reçoit de notre part aucune donnée à caractère personnel vous concernant.

5. Localisation et transfert

5.1. Vos données à caractère personnel pour la mise à disposition de notre site web et/ou de ClearFacts sont principalement traitées dans l’Espace économique européen (EEE).

5.2. Afin de traiter vos données à caractère personnel pour les finalités décrites à l’article 3, nous pouvons également les communiquer à des sous-traitants ou partenaires qui les traiteront en dehors de l’EEE. Ces sous-traitants ou partenaires prendront des mesures adéquates en vue du traitement de vos données à caractère personnel. Ces mesures peuvent être la conséquence :

  • d’une auto-certification de notre sous-traitant ou partenaire ;
  • d’une décision d’adéquation prise par la Commission européenne ;
  • d’une convention contractuelle entre nous et notre sous-traitant ou partenaire qui garantit un niveau de protection adéquat.

5.3. Cependant, nous pouvons également communiquer des données anonymisées et/ou agrégées à des sous-traitants ou partenaires en dehors de l’EEE. En pareil cas, nous veillerons à ce que des garanties soient en place pour la sécurité et l’intégrité de vos données et pour tous les droits relatifs à vos données à caractère personnel dont vous pourriez jouir en vertu de la législation contraignante applicable.

6. Garanties de qualité

6.1. Clearfacts sprl s’efforce de ne traiter que les données à caractère personnel indispensables aux finalités visées à l’article 3.

6.2. Vos données à caractère personnel ne sont traitées que pour la durée nécessaire en vue de réaliser les finalités de l’article 3. Une fois ce délai expiré, Clearfacts sprl désidentifiera vos données à caractère personnel, à moins :

  • que Clearfacts sprl ou un autre tiers ait un intérêt à maintenir vos données à caractère personnel sous forme identifiée et que cet intérêt prime sur vos droits fondamentaux ;
  • qu’une obligation légale ou réglementaire ou une décision judiciaire ou administrative en empêche Clearfacts sprl.

6.3. Clearfacts sprl prendra les mesures techniques et organisationnelles idoines pour protéger vos données à caractère personnel contre les accès non autorisés, le vol ainsi que la perte accidentelle, la modification involontaire ou la destruction. L’accès à vos données à caractère personnel est limité aux salariés de Clearfacts sprl et à ceux de nos prestataires de services qui ont réellement besoin de cet accès afin de réaliser les finalités mentionnées à l’article 3. Tous les salariés ayant accès à vos données à caractère personnel sont tenus à une obligation de confidentialité. Vous comprenez cependant que la sécurité fait l’objet d’une obligation de moyens et qu’une garantie totale de sécurité est impossible.

7. Vos droits

7.1. Vous avez le droit de demander l’accès à toutes les données à caractère personnel traitées par Clearfacts sprl suite à votre utilisation de ClearFacts. Si vous introduisez une demande d’accès, Clearfacts sprl se réserve toutefois le droit de porter des frais administratifs en compte pour les demandes multiples et successives qui sont manifestement introduites en vue de causer une surcharge ou un dommage à Clearfacts sprl.

7.2. Vous avez le droit de demander la rectification de données à caractère personnel éventuellement erronées. Si vous introduisez une demande de rectification, elle doit être accompagnée d’une preuve de l’inexactitude des données dont la rectification est demandée. Si vous souhaitez rectifier votre adresse e-mail, vous devez adresser votre demande directement à votre bureau de services administratifs et financiers.

7.3. Vous avez le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités exposées à l’article 3. Une demande de suppression sera toutefois évaluée par rapport à :

  • un intérêt légitime dans le chef de Clearfacts sprl ou d’un autre tiers à conserver vos données à caractère personnel sous forme identifiée, si cet intérêt prime sur vos droits fondamentaux ;
  • une obligation légale ou réglementaire ou une décision judiciaire ou administrative qui empêche Clearfacts sprl de supprimer vos données à caractère personnel.

En lieu et place de la suppression, vous pouvez aussi demander que Clearfacts sprl limite le traitement de vos données à caractère personnel si (a) vous en contestez l’exactitude, (b) le traitement est illégal ou (c) les données ne sont plus nécessaires pour les finalités reprises à l’article 3, mais que vous en avez besoin pour vous défendre en justice.

7.4. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de données à caractère personnel dans les cas déterminés dans les articles 3.3, 3.4 et 3.5 si vous êtes en mesure de prouver que votre situation spécifique justifie cette opposition. Si toutefois le traitement visé est qualifié de marketing direct, vous avez le droit de vous opposer à ce traitement gratuitement et sans devoir fournir aucune justification.

7.5. Vous avez le droit de recevoir de notre part toutes les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, sous un format structuré, d’usage général et lisible sur ordinateur. Vous restez toutefois responsable de la conservation de vos documents originaux.

7.6. Si vous souhaitez introduire une demande afin d’exercer un ou plusieurs des droits ci-dessus en ce qui concerne votre enregistrement sur ClearFacts, vous pouvez vous adresser directement à Clearfacts sprl en envoyant un e-mail à privacy@clearfacts.be. En ce qui concerne les données à caractère personnel vous concernant traitées par votre bureau de services administratifs et financiers, vous devez vous adresser directement à celui-ci. Nous ne transmettrons pas les demandes que nous recevons alors qu’elles sont destinées à votre bureau de services administratifs et financiers.

L’e-mail par le biais duquel vous demandez d’exercer un droit ne sera pas interprété comme un assentiment à un traitement de vos données à caractère personnel allant plus loin que ce qui est nécessaire pour le traitement de votre demande.

Toute demande doit clairement indiquer le droit que vous souhaitez exercer et la motivation de cette demande si exigé conformément aux articles 7.1 à 7.5. Elle doit en outre être datée et signée et accompagnée d’une copie numérique scannée de votre carte d’identité valable ou d’un autre document apportant la preuve de votre identité.

Dès réception de cette demande par nos soins, nous vous enverrons au plus vite un accusé de réception. Si la demande s’avère valable, nous y donnerons suite aussi rapidement que raisonnablement possible et ce au plus tard dans les trente (30) jours après réception de la demande.

Si vous avez une plainte concernant le traitement de vos données à caractère personnel par Clearfacts sprl, vous pouvez toujours prendre contact avec Clearfacts sprl via l’adresse e-mail renseignée par le présent article 7.6.

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de la réaction de Clearfacts sprl, vous pouvez déposer plainte auprès de l’autorité compétente pour la protection des données, à savoir la Commission de protection de la vie privée en Belgique. Pour plus de renseignements, rendez-vous sur http://www.privacycommission.be.

Tom VanhoornePolitique de vie privée (Privacy Policy)