Dienen papieren facturen bewaard te worden na opslag in een Digitaal Archief

Nu meer en meer documenten digitaal doorstromen naar de boekhouding en digitaal bewaard worden in een online archief (Cloud), wordt wel eens de vraag gesteld:

“Wat met de papieren stukken? Dienen we die nog te bewaren?”

Alvast een ingekort antwoord vanwege de FOD Financiën | Algemene Administratie van de Fiscaliteit:

De belastingplichtige ondernemer kan dus een beroep doen op een technologie die zorgt voor de bewaring van gedigitaliseerde facturen.

Deze technologie dient echter de identiteit van de leverancier te waarborgen (de authenticiteit van herkomst) en te garanderen dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen ondergaat (de integriteit van de inhoud).

Het Digitaal Archief van ClearFacts is zulk een technologie die zorgt dat aan de opgelegde voorwaarden worden voldaan:

• Aan de identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur kan niet meer geraakt worden;
• De inhoud van de factuur (datums, bedragen, …) kan niet meer gewijzigd worden eenmaal opgeslagen in het archief;
• De leesbaarheid wordt mogelijk gemaakt binnen het archief door middel van de preview en download functies;
• Het watermerk met documentnummer zorgt bovendien voor de uniciteit van het document en de verwijzing naar de verwerking in de boekhouding.

De facturen worden op een server ‘in de Cloud’ bewaard. Die server moet zich niet in België bevinden, maar moet wel vanuit België toegankelijk zijn.

Zie hiervoor eveneens Artikel 10 van de ClearFacts Gebruiksvoorwaarden

Interessante aanvullingen op de problematiek vindt u op de website van de overheid inzake de elektronische factuur en meer bepaald in de sectie vragen rond ‘Bewaren’.

Klik zeker eens door op: http://www.efactuur.belgium.be/vragen-cijferberoepen?cat=21

TIP: Mocht u alsnog besluiten papieren facturen (mogelijks tijdelijk) fysiek te bewaren, dan volstaat het deze facturen te voorzien van een bevestiging dat de digitalisatie effectief gebeurd is (typisch via scanning). Een ‘V’erwerkt-indicatie of een datumstempel volstaan hiervoor. Het documentnummer zelf vindt u terug in het Digitaal Archief.

Tenslotte vindt u hieronder nog een uitgebreidere toelichting van de FOD Financiën mbt de bewaring van gedigitaliseerde facturen:

De digitalisering van facturen en hun bewaring wordt/werd sinds 2008 administratief gereglementeerd door de Circulaire AOIF nr. 16/2008 van 13 mei 2008 mbt. de (digitale) bewaring van facturen. Die laatste bepaalt/bepaalde dat de digitale archivering van de ontvangen papieren facturen maar legaal is als de gebruikte scanningsoftware en –techniek voldoet aan alle in nr. 48 van die Circulaire vermelde vereisten en deze scanning beveiligd gebeurt mits toepassing hetzij van een geavanceerde elektronische handtekening, hetzij van een verzegelingsalgoritme (z. nr. 52 tem. 58 van de voormelde Circulaire, te raadplegen via www.fisconetplus.be > Fiscaliteit > Belasting over de toegevoegde waarde > Administratieve richtlijnen en commentaren > Circulaires > “13.05.2008”.

Echter, die reglementering werd vanaf 01/01/2013 danig versoepeld ingevolge de omzetting van de Richtlijn 2010/45/EU van de Raad van 13/07/2010 tot wijziging van Richtlijn 2006/112/EG … wat de factureringsregels betreft, in nationaal recht.

Deze omzetting heeft oa. tot gevolg dat vanaf 01/01/2013, de belastingplichtigen met het oog op de (legale) digitale bewaring van de papieren factuur niet alleen beroep kunnen doen op de in de Circulaire AOIF nr. 16/2008 omschreven technieken die de onveranderlijkheid en de duurzaamheid van het gedigitaliseerde document garanderen (met name door het gebruik van een geavanceerde elektronische handtekening of via een systeem van een verzegelingsalgoritme), maar ook van elke andere methode die toelaat om de voorwaarden betreffende de verzekering van de authenticiteit van herkomst en van de integriteit van inhoud van de facturen op afdoende wijze na te komen. Met deze “andere” methode worden vooreerst beoogd de (interne en/of externe) bedrijfscontroles die een betrouwbaar controlespoor aantonen tussen de handeling enerzijds en de factuur anderzijds, zodat kan worden gewaarborgd dat de uitgereikte factuur een handeling weerspiegelt die werkelijk heeft plaatsgevonden. Belangrijk bij dit soort bedrijfscontrole is dat de factuur, op papier of in elektronisch formaat, wordt beschouwd en gecontroleerd als een stuk dat integraal deel uitmaakt van het ganse bedrijfs- en boekhoudproces en dus niet als een onafhankelijk, op zichzelf staand stuk.

Gezien de voormelde Richtlijn 2010/45/EU vertrekt vanuit de volledige gelijkstelling van papieren en elektronische facturen én de idee dat de factuur een weerspiegeling moet zijn van een werkelijke, feitelijke prestatie, moeten de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur, op papier of in elektronisch formaat, worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn (z. artikel 60, § 5, eerste lid, Btw-Wetboek).

Omdat elke belastingplichtige voortaan zelf kiest hoe hij de aspecten authenticiteit van herkomst, integriteit van inhoud en leesbaarheid concreet zal waarborgen, én de administratie deze keuzevrijheid principieel niet mag beperken, is de belastingplichtige en hij alleen gehouden te bewijzen dat al die voorwaarden vervuld zijn. (zie hoger – ClearFacts voldoet aan deze voorwaarden)

Als tijdens en na de digitalisering aan die voorwaarden van authenticiteit, integriteit en leesbaarheid wordt voldaan, bestaat er op zich geen bezwaar tegen de vernietiging van de papieren versie van zodra de digitale kopie of scan ervan is geüpload naar een boekhoudsysteem én een duurzaam archief.

Voor meer informatie betreffende deze richtlijnen:

FOD Financiën | Algemene Administratie van de Fiscaliteit – OEO | Taxatieprocedure en verplichtingen | Tel : + 32 257 66334