Wat weet de cloud over inboeken? Veel meer dan je denkt

De voorbije tien jaar is de job van de accountant ingrijpend veranderd. De digitalisering van het beroep heeft daar uiteraard veel mee te maken. Digitalisering zorgt ervoor dat jij en je collega-accountants veel beter kunnen inspelen op de behoeften van klanten. Booking Factory van ClearFacts past perfect in dat plaatje: een functionaliteit waarmee je zonder omweg op de digitale snelweg zit.

ClearFacts Booking Factory: facturen boeken met je ogen dicht

Sommige kantoren boeken facturen nog handmatig in. Heeft een klant maar een paar facturen per maand, dan is dat een kleine moeite. Maar echt efficiënt is het niet. En naarmate het volume aan facturen toeneemt, stijgt de werkdruk. De automatisering van het inboeken van facturen neemt de administratieve overlast weg. Dat is precies wat Booking Factory doet. De functionaliteit vormt het hart van het ClearFacts-portaal. Het gaat om een ‘fabriek’ die boekingsvoorstellen voorbereidt op basis van gedigitaliseerde facturen.

Concreet werkt Booking Factory in drie stappen die naadloos op elkaar aansluiten:

1. Herkennen

Bonnetjes en facturen overtikken? Dat is niet alleen een bijzonder tijdrovende opdracht, er sluipen onvermijdelijk foutjes in. Een systeem voor automatische herkenning haalt zelf alle benodigde data uit een document. Er bestaan intussen heel wat oplossingen om dat proces automatisch te laten verlopen. Het herkenningspercentage is hier de belangrijkste differentiator. Slaagt de toepassing er niet in alle nodige informatie te herkennen, dan gaat er alsnog heel wat tijd naar het manueel corrigeren en aanvullen van gegevens.

Net daarom investeerden we in “ClearFacts AIR 2.0” (Automatic Invoice Recognition). Deze nieuwste versie van onze software herkent gegevens zoals factuurdatum, vervaldatum en bedragen en zet ze om in bruikbare, digitale tekst. Alles gebeurt in een paar seconden tijd. Maar het echt nieuwe van AIR 2.0 is dat het steunt op machinelearning. De software is zelflerend. Elke maand wordt het model getraind met facturen die het systeem de voorbije maand niet voor 100% automatisch had herkend. Dat maakt AIR 2.0 slimmer, waardoor het aantal manuele tussenkomst steevast vermindert. Bij een “echte” digitale factuur moeten we niet herkennen. Dat is de toekomst, maar tot we daar zijn hebben we deze stap nodig.

2. Automatische verrijking van facturen

In een tweede stap verrijkt Booking Factory de basisgegevens van de factuur – automatisch herkend door AIR 2.0 – met extra informatie uit het boekhoudpakket. In real-time. Het resultaat is een volwaardig boekingsvoorstel. Als accountant hoef je dus niet langer zelf informatie, zoals grootboekrekeningen of btw-codes, op te zoeken en toe te voegen. Booking Factory baseert zich hiervoor op de historiek die zich in de boekhoudsoftware bevindt.

3. Validatie

De goedkeuring van een boekingsvoorstel gebeurt via een werklijst. Daarin staan alle verrijkte boekingsvoorstellen van een dossier. Je kunt de gegevens van elk boekingsvoorstel nakijken en eventueel aanvullen of verbeteren. Als laatste stap valideer je het boekingsvoorstel en stuur je het door naar het boekhoudpakket. De ClearFacts connectoren zorgen ervoor dat deze boekingen zonder ook maar één manuele tussenstap worden opgenomen in de achterliggende boekhoudsoftware.

In de praktijk

Booking Factory heeft één duidelijke doelstelling: efficiëntie. Iedereen haalt er meteen voordeel uit, vanaf één dossier en één dossierbeheerder. Je hoeft zelfs helemaal geen boekhouder te zijn om met ClearFacts te werken en er voordeel uit te halen. Met Booking Factory kunnen ook andere profielen makkelijk, efficiënt en correct facturen boeken. Administratieve medewerkers verwerken met Booking Factory makkelijk tot zowat 90% van de facturen van een organisatie.

Een goed voorbeeld hiervan is hoe Fiscal Team zich met behulp van Booking Factory wapent in de war for talent. Het gebruik van Booking Factory zorgt ervoor dat de hoogopgeleide accountants geen manuele, repetitieve jobs moeten uitvoeren, maar zich voluit kunnen focussen op taken met toegevoegde waarde. Ontdek het verhaal van Fiscal Team hier.

Wie verschillende dossiers tegelijk beheert, vraagt zich in de praktijk wel eens af welk dossier voorrang moet krijgen. Ook daar vonden we een antwoord op. Dankzij ingebouwde Service Level Agreements krijgt de dossierbeheerder altijd de dringendste dossiers aangeboden. Ook administratieve profielen krijgen met één druk op de knop zicht op de dossiers die zij eerst moeten behandelen.

Realtime informatie uit het boekhoudpakket

Booking Factory staat in nauw contact met de gebruikte boekhoudsoftware. Dat gebeurt in real time, supersnel dus. We beschikken daarvoor over diverse connectoren, zodat Booking Factory makkelijk aansluit op de meest gebruikte pakketten, zoals Adsolut, Exact Online, Expert/M, WinBooks, Wings en Sage BOB.

De connectie laat toe (historische) data uit het boekhoudpakket te gebruiken om boekingsvoorstellen te verrijken. Tegelijk maakt de integratie het mogelijk om boekingsvoorstellen die op ons platform zijn gevalideerd als definitieve boekingen te registreren in de boekhoudsoftware.

ClearFacts is een cloudoplossing. Al wat je nodig hebt is een internetconnectie om altijd toegang te hebben tot je dossiers, onafhankelijk van je werkplek. Dat is superhandig, zeker nu veel bedrijven op een hybride manier van werken overstappen.

De juiste instelling(en)

Accountancykantoren die inzetten op digitalisering, verwachten dat ze daar meteen veel tijd mee winnen. Dat klopt ook, maar de echte winst steunt altijd op de combinatie van digitale tools én de juiste mindset. Check in dat verband zeker ook even ons ons e-book ‘Vijf voorwaarden voor digitalisatie’.

Zit het goed met de mindset? Dan doen wij er alles aan om met Booking Factory op de werkvloer meer efficiëntie en tijdwinst te realiseren. Dat soort kleine, praktische oplossingen maken in de realiteit vaak een wereld van verschil. Enkele voorbeelden:

• Alle acties zijn beschikbaar via keyboard shortcuts
• Snelle download van facturen: terwijl de medewerker bezig is met een boeking start Booking Factory de download van de volgende PDF’ in de achtergrond. Zo moet je geen 2 seconden wachten om aan de volgende factuur te beginnen
• Werken met twee schermen: de pdf van de factuur links, de boeking rechts
• Documenttypes wijzigen: een document foutief aangeduid als aankoopfactuur wijzig je zonder moeite naar een verkoopfactuur

Complete pre-accountingoplossing

Het blijft onze doelstelling om de efficiëntie van elk boekhoudkantoor te verhogen. We doen dat door te luisteren naar de wensen van onze klanten en voor de geboden oplossingen de nieuwste technologieën in te zetten. Meer dan 400 klanten vertellen ons dagelijks hoe ClearFacts en Booking Factory hun leven makkelijker maken.

Wil je zelf aan de slag met ClearFacts? Laat het ons weten. We leggen met veel plezier (en volledig vrijblijvend) in 15 minuten uit wat Booking Factory voor jou kan betekenen.