Hoe kies je de beste pre-accounting software: een handleiding voor Belgische accountants

29 nov 2023

Hoe kies je de beste pre-accounting software: een handleiding voor Belgische accountants

Inleiding

Welkom in de wereld van vereenvoudigde boekhouding.

Ben jij een accountant die graag je manuele taken vereenvoudigt en automatiseert?

In deze blog vind je alle informatie over pre-accounting en hoe software de sector herdefinieert en vormgeeft aan de toekomst van accountancy.

Wat is pre-accounting?

Pre-Accounting is al het werk dat door accountants en boekhouders wordt gedaan totdat de journaalposten in de boekhoudsoftware staan en de documentatie veilig is gearchiveerd, zodat deze later gemakkelijk kan worden teruggevonden.

Het zijn dus alle stappen en processen die plaatsvinden vóór de eigenlijke boekhouding. Het omvat het voorbereidende werk, zoals het verzamelen, organiseren en verwerken van financiële gegevens voordat ze worden ingevoerd in het boekhoudsysteem. Dit zijn veelal taken zoals het sorteren en categoriseren van bonnetjes, facturen en andere documenten, het valideren van gegevens, het invoeren van informatie in de boekhoudsoftware en het voorbereiden van financiële overzichten.

Pre-accounting wordt geautomatiseerd met behulp technologieën zoals OCR (Optical Character Recognition), AI (Artificial Intelligence) en geavanceerde pre-accounting software. Deze tools helpen bij het digitaliseren van o.a. bonnetjes en facturen, én stroomlijnen en versnellen je administratieve processen door handmatige taken te verminderen, de nauwkeurigheid te verbeteren en de efficiëntie van de gegevensinvoer te verhogen.

Pre-accounting is dus een geweldig instrument om slimmer samen te werken met je klanten, én de workflow in je kantoor te optimaliseren. Het is de voorbije jaren een belangrijk onderdeel van het boekhoudproces geworden.

Je pre-accounting tool wordt dus een krachtige managementtool.

Is one-stop-shop software een waardig alternatief? Hoe maak je de juiste keuze?

Een “one-stop-shop” oplossing is doorgaans een software of platform dat een breed scala aan functionaliteiten biedt die verschillende aspecten van boekhouding en financieel beheer omvatten. Deze streven ernaar een alles-in-één pakket van tools te bieden, met meerdere functies zoals boekhouding, facturatie, salarisadministratie, belastingbeheer, rapportering, en dergelijke binnen één platform. Ze proberen een totaaloplossing te bieden.

Aan de andere kant richt een specialistische oplossing zoals ClearFacts, zich op een specifieke taak of een beperkte set van functies binnen het domein van boekhouding of financiële administratie.

In plaats van een breed scala aan diensten aan te bieden, blinken deze gespecialiseerde oplossingen uit in één specifiek aspect, met specifieke functionaliteiten.

Voordelen van gespecialiseerde software:

  • Expertise-focus: ontworpen voor een specifieke set taken, en voert die taken daarom vaak veel beter uit dan generalistische software.
  • Gebruiksgemak: een gebruikersinterface die ontworpen is voor specifieke taken. Zo werk je efficiënter en aangenamer.
  • Gerichte ontwikkeling: meer updates en nieuwe functies.
  • Tijdbesparend: geoptimaliseerd voor specifieke taken, zodoende kan het die taken sneller uitvoeren.
  • Innovatie: aanbieders van gespecialiseerde software zijn flexibeler en implementeren sneller geavanceerde functies.
  • Community en ondersteuning: je kan vaak rekenen op een gepassioneerde community en toegewijde klantenondersteuning, die je unieke uitdagingen beter begrijpen.
  • Lager risico: minder verschillende functionaliteiten, en dus minder bugs en problemen.
  • Integraties: software, zoals bijvoorbeeld ClearFacts, biedt vaak robuuste API-mogelijkheden voor naadloze integratie met andere tools. Dit laat je toe om je eigen gespecialiseerde tech stack samen te stellen.

Duik dieper in de geavanceerde mogelijkheden van ClearFacts, en ontdek hoe we het beheer van financiële documenten stroomlijnen, de snelheid van uw boekhoudproces verhogen, en de samenwerking tussen uw accountantskantoor en klanten versterken.

Nieuwe software en de angst voor het onbekende.

Nieuwe software implementeren kan intimiderend lijken.

“Gaat alles van dag 1 werken?”, “Gaan alle gegevens overgedragen worden?”, “Stellen we ons niet bloot aan beveiligingsrisico’s?”, “Hoe gaan de klanten reageren?“

Terechte vragen, waar je – met wat desk research – echter snel een antwoord op hebt.

Onze tip: ga ten rade bij collega-accountants die de overstap gemaakt hebben.

Accountants zoals Compta Plan, VP Accountants, Fiducial of Dielens & Van Bosstraeten zijn zeer goed geplaatst om je onafhankelijk advies te geven.

Wat ClearFacts betreft kunnen we je alvast geruststellen: de overstap loopt van een leien dakje.

Ons ervaren customer succesteam zorgt voor een naadloze implementatie en onboarding van je accountancykantoor, waardoor onaangename verrassingen voor zowel je collega’s als je klanten tot een minimum worden beperkt.

Van het denkproces tot je opleiding, en eventuele overdracht van klantdossiers van een ander platform: reken op ons om je stap-voor-stap te begeleiden.

Wat mogen accountants verwachten van pre-accounting software?

Afgezien van je persoonlijke wensen, zijn er natuurlijk een aantal objectieve criteria waaraan een pre-accounting tool moet voldoen.

  • Cloud software is de norm: In het huidige digitale tijdperk is cloud-software onmisbaar. De informatie is overal toegankelijk en het maakt real-time updates mogelijk.
  • Automatische herkenning en verrijking van documenten: Een goede pre-accounting tool kan niet alleen documenten herkennen, maar kan ze ook aanvullen met historische of meta data. Zo verlies je geen tijd doordat dezelfde velden niet telkens handmatig ingevuld hoeven te worden en garandeert dat elk document de juiste gegevens bevat.
  • Integratie met je bestaande boekhoudpakket: Het is cruciaal dat de pre-accounting software naadloos integreert met je huidige boekhoudsoftware, voor een efficiënte workflow.
  • Veiligheid: zorg ervoor dat de software voldoet aan de strengste beveiligingsnormen om de integriteit en vertrouwelijkheid van financiële gegevens te waarborgen
  • Gebruiksvriendelijkheid: Een intuïtieve interface en gemakkelijke navigatie zijn essentieel. Je bespaart tijd omdat je sneller navigeert en sneller informatie terugvindt. Het zorgt er ook voor dat medewerkers sneller mee zijn.
  • Mobiele app: De mogelijkheid om via mobiele apparaten zoals smartphones of tablets toegang te hebben is belangrijk voor accountants die onderweg zijn of behoefte hebben aan flexibiliteit.
  • Een betrouwbare klantenondersteuning, inclusief onboarding-trainingen, handleidingen en een responsieve helpdesk, kan heel erg belangrijk zijn. Zorg ervoor dat je een goeie klik hebt.
  • Prijs en schaalbaarheid: de mogelijkheid om mee te groeien met de behoeften van het bedrijf zijn belangrijke overwegingen, net als een schaalbaar prijsmodel dat past bij de omvang en groei van je kantoor.

Bij ClearFacts gaan we zelfs nog een stapje verder met een aantal unieke efficiëntieboosters.

Maak lange-termijn keuzes gebaseerd op betrouwbaarheid

De betrouwbaarheid van pre-accounting software heeft impact op je imago, zowel intern als naar je klanten. Met een solide software die zijn waarde al bewees zorg je ervoor dat je klanten wint en aan boord houdt.

Zorg er ook voor dat je software-partner stevig in de schoenen staat. Kies voor:

  • Financiële stabiliteit: kiezen voor een softwareoplossing van een financieel garandeert een langdurig partnerschap.
  • Betrouwbare ondersteuning: een bedrijf met een zekere staat van dienst heeft doorgaans een goed georganiseerde klantenservice met technische support.
  • Continue innovatie: gevestigde softwarebedrijven hebben de middelen en expertise om te blijven innoveren. Dit zorgt ervoor dat de software up-to-date blijft met de nieuwste technologische ontwikkelingen en wetgeving, een essentieel aspect voor de accountancysector.

600 accountants gingen je al voor

Met ClearFacts kies je voor een betrouwbare partner, sinds 2019 een bedrijf van Isabel Group. Hierdoor staan wij garant voor vertrouwen, betrouwbaarheid en stabiliteit.

Meer dan 600 accountantskantoren en 90.000 ondernemers in België werken reeds met ClearFacts.