Blog

Ontvangen van e-facturen dankzij CodaBox en PEPPOL

Wat is een UBL-factuur?

Het gebruik van de digitale factuur (e-factuur) breidt steeds verder uit in België. Als leverancier van software die e-facturen automatisch verwerkt, onthalen we deze trend met veel enthousiasme.

Opgelet, een PDF-factuur die je verstuurt via e-mail is geen digitale of e-factuur. Bij e-facturatie gaat het om de UBL-factuur, een speciaal voor facturen uitgedacht XML bestand.

Dankzij dit XML bestand zijn maker en ontvanger van de factuur in staat om makkelijk met elkaar te communiceren. Een e-factuur is immers een digitaal bestand dat alle gegevens van de factuur (de factuurdata) bevat en typisch tussen een verzendende en ontvangende software wordt uitgewisseld. De gegevens van een UBL-factuur kunnen direct ingelezen en verwerkt worden door een softwaretoepassing, zonder handmatige invoer of behandeling.

Meer uitleg over de e-factuur in België vind u hier.

De rol van PEPPOL bij e-facturatie

Ieder jaar versturen bedrijven miljoenen facturen naar de overheid. De handmatige verwerking van deze facturen kost de overheid (en dus de belastingbetaler) veel tijd en geld. Daarom stimuleert de overheid het verzenden van digitale facturen naar de overheden en publieke instellingen.

Aanvullend is er de Europese Richtlijn (2014/55/EU) die oplegt dat alle aanbestedende diensten in Europa vanaf eind 2018 e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.

PEPPOL is een internationaal netwerk met een afsprakenkader, een standaardformaat en toepassingen voor het faciliteren van e-procurement en e-invoicing. Het PEPPOL-netwerk maakt het mogelijk om e-facturen (UBL) te sturen naar en te ontvangen van alle Europese bedrijven en overheden.

Hoe werkt PEPPOL?

Om een UBL-factuur te kunnen verzenden of ontvangen op het PEPPOL-netwerk, is een aansluiting op het PEPPOL-netwerk vereist.

Dit betekent dat er steeds dient gewerkt te worden met zogenaamde Access Points (AP). Een AP ontvangt e-facturen voor een bedrijf en zendt de verkoopfacturen van het bedrijf door naar andere bedrijven met mogelijks andere Access Points. Zowel de verzender als ontvanger van een factuur kunnen zo steeds ‘geverifieerd’ worden. Een centrale toepassing registreert bij welk ‘Access Point’ een bedrijf of overheid is aangesloten.  De uitwisseling van facturen tussen deze AP’s is gratis.

PEPPOL - Certified Access-Point

Vanuit het perspectief van de verzender lijkt de toegang tot een AP een extra complexiteit, maar vanuit de ontvanger is het een zeer interessante opzet: wanneer een ontvanger zich aanmeldt op het PEPPOL-netwerk, worden facturen van alle deelnemende verzenders immers automatisch bij hem geregistreerd, zonder dat de ontvanger zich bij elke verzender apart hoeft aan te melden.

Vandaag zijn er een 10-tal officiële PEPPOL-Access Point geregistreerd in België en ongeveer 1.500 bedrijven die reeds beschikbaar zijn voor de ontvangst van elektronische facturen via het PEPPOL-netwerk. Elk bedrijf dat elektronische facturen aanmaak en via een AP gekoppeld is aan het PEPPOL-netwerk, kan haar facturen vandaag automatisch verzenden naar deze 1.500 bedrijven.

Belgische PEPPOL Access Points

U kan de actuele lijst van Belgische Access Points en aangestoten bedrijven hier raadplegen.

Mercurius, het Access Point van de overheid

Belgische overheden ontvangen hun e-facturen via Mercurius. Het betreft een federaal platform dat alle overheden zal ontsluiten.

Mercurius, is PEPPOL ‘Compliant’ en is het officiële ‘Access Point’ van de overheid.

Onderstaande figuur stelt dit schematisch voor.

Mercurius

Via ClearFacts & CodaBox kan u uw klanten zelf makkelijk aansluiten op het PEPPOL-netwerk

ClearFacts ontvangt dankzij de integratie met CodaBox, voor alle KMO’s die via hun boekhoudkantoor toegang kregen tot ClearFacts, alle e-facturen die op het PEPPOL-netwerk geregistreerd worden. De e-facturen worden automatisch ingelezen in het ClearFacts KMO-portaal van de betreffende onderneming.

CodaBox is inderdaad een officieel Access Point tot het PEPPOL-netwerk. Dit stelt hen in staat om de elektronische aankoopfacturen te ontvangen van al hun klanten (= boekhoudkantoren) die een mandaat hebben ondertekend bij CodaBox voor ontvangst van aankoopfacturen.

De integratie met het digitale platform van ClearFacts is eenvoudig. Met behulp van de CodaBox API die reeds toelaat om CODA-bestanden te ontvangen, kunnen nu ook e-facturen (UBL-formaat) ontvangen worden.

De KMO-klantondernemer kan deze facturen na ontvangst makkelijk visualiseren en goedkeuren binnen zijn portaal vooraleer ze effectief over te dragen naar de boekhouding.

CodaBox Aankoopfacturen via API

Indien u reeds klant bent van CodaBox maar de dienst ‘Ontvangst aankoopfacturen’ nog niet heeft geactiveerd, kan u dat makkelijk doen via uw MyCodaBox-account of door contact op te nemen met uw CodaBox-verdeler.

ClearFactsOntvangen van e-facturen dankzij CodaBox en PEPPOL

Related Posts