Privacy Policy

Deze privacy policy (hierna: “Privacy Policy”) legt uit op welke wijze Clearfacts bvba uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt wanneer u gebruik maakt van:

  • Onze website, te bereiken via www.clearfacts.be,
  • Het ClearFacts-platform en, indien op u van toepassing, het klantenportaal, beide te bereiken via een beveiligde website op het internet en de daarop aangeboden diensten zoals bepaald door de gebruiksvoorwaarden (hierna: “ClearFacts”). Wij verwijzen ook naar deze gebruiksvoorwaarden voor een gedetailleerdere omschrijving van ClearFacts.

Wanneer u gebruik maakt van onze website en/of ClearFacts, maken wij gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Als gevolg hiervan kunnen er ook persoonsgegevens over u worden verzameld en verwerkt. Indien u hier meer over wenst te weten, vragen wij u onze Cookie Policy door te lezen.

1. Algemeen

1.1. Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door Clearfacts bvba, een vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te 2060 Antwerpen, Kerkstraat 127 en die in de Kruispuntbank van Ondernemingen ingeschreven is onder het nummer 0539.930.110 (hierna: “Clearfacts bvba”, “wij”, “ons”) als verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor het aan u ter beschikking stellen van onze website en ClearFacts. U kan ons bereiken via privacy@clearfacts.be.

1.2. Voor de persoonsgegevens die u zelf of uw kantoor voor administratie en financiële dienstverlening op ClearFacts zou plaatsen, blijft u, dan wel uw kantoor voor administratie en financiële dienstverlening, de verantwoordelijke voor de verwerking.

1.3. Waar gerefereerd wordt aan bepaalde wetgeving en daarbij horende uitvoerende maatregelen, zal dergelijke referentie eveneens worden geacht alle toekomstige wijzigingen, vervangingen of annuleringen van deze wetgeving en maatregelen te omvatten.

1.4. Clearfacts bvba behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy van tijd tot tijd te wijzigen, aan te vullen of te vervangen. Zulke wijzigingen, aanvullingen of vervangingen zullen u ter kennis worden gebracht via de homepage en/of ClearFacts. Als u niet akkoord gaat met deze wijzigingen, aanvullingen of vervangingen, vragen we u een e-mail te sturen naar het e-mailadres vermeld in artikel 1.1. Indien we van u geen bericht ontvangen binnen de drie (3) werkdagen nadat de wijzigingen, aanvullingen of vervangingen via de homepage en/of ClearFacts ter kennis werden gebracht, wordt u geacht alle wijzigingen, aanvullingen of vervangingen te hebben aanvaard.

2. Categorieën van persoonsgegevens die we verwerken

2.1. Wanneer u onze website www.clearfacts.be bezoekt verzamelen wij geen persoonsgegevens over u, met uitzondering van:

  • Cookies: de persoonsgegevens die wij zouden verkrijgen uit cookies en vergelijkbare technologieën, zoals bepaald in onze Cookie Policy.
  • Overige persoonsgegevens: de persoonsgegevens die u zelf aan ons zou verstrekken per telefoon of per e-mail.

2.2. Wanneer u van ClearFacts en/of het klantenportaal gebruik maakt, verkrijgen we persoonsgegevens zowel van uzelf als van uw kantoor voor administratieve en financiële dienstverlening. De persoonsgegevens die we aldus kunnen verzamelen en verwerken, zijn:

  • Identiteitsgegevens: zoals naam en taalvoorkeur.
  • Contactgegevens: zoals e-mailadres.
  • Financiële gegevens: zoals gegevens betreffende uw financiële situatie zoals uw rekeningnummer, stand van uw rekening, uw financiële dienstverlener(s) en dergelijke meer.
  • Communicatie: zoals de informatie die wij met u uitwisselen via ClearFacts, via e-mail en eventuele andere informatiekanalen zoals sociale media.
  • Technische gegevens en gebruiksgegevens: zoals het besturingssysteem van het apparaat waarmee u verbinding met ClearFacts maakt, browsertype, IP-adres van uw apparaat, de wijze waarop u ClearFacts gebruikt, de links waarop u klikt en dergelijke meer.
  • Overige persoonsgegevens: alle andere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt.

3. De doeleinden waarvoor wij gegevens verwerken

3.1. Clearfacts bvba verwerkt uw persoonsgegevens om u ClearFacts te kunnen verstrekken, bijvoorbeeld het automatisch uitlezen van facturen die u op ClearFacts plaatst, om zo een boekingsvoorstel aan uw kantoor voor administratie en financiële dienstverlening te doen. Hiervoor beroepen wij ons op de noodzakelijkheid van deze verwerking om de overeenkomsten tussen u en ons te kunnen uitvoeren.

3.2. Clearfacts bvba kan uw persoonsgegevens verwerken om de op Clearfacts bvbarustende wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen alsook gepast gevolg te kunnen geven aan ieder geldig verzoek tot informatie en inlichtingen vanwege overheidsinstanties, gerechtelijke instanties, politie en andere bevoegde overheidsorganen. Hiervoor beroepen wij ons op de noodzakelijkheid van deze verwerking om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

3.3. Clearfacts bvba kan uw persoonsgegevens verwerken om statistische analyses uit te voeren, om onderzoek uit te voeren, om ClearFacts te verbeteren en om nieuwe commerciële diensten te ontwikkelen.  Hiervoor beroepen wij ons op de noodzakelijkheid van de verwerking voor de behartiging van onze eigen legitieme belangen. De hier vermelde belangen zijn enerzijds het belang om een dienstverlening van hoge kwaliteit te kunnen blijven bieden en anderzijds het belang om nieuwe producten en diensten te kunnen ontwikkelen.

3.4. Clearfacts bvba kan uw persoonsgegevens verwerken om een derde partij te informeren in het geval van een mogelijke overname, fusie, splitsing of soortgelijke operatie. Hiervoor beroepen we ons op de noodzakelijkheid van de verwerking voor de behartiging van onze eigen legitieme belangen. Het hier vermelde belang betreft ons vennootschappelijk en commercieel belang.

3.5. Clearfacts bvba kan uw persoonsgegevens verwerken om de legitieme belangen van Clearfacts bvba of een derde partij te behartigen, indien uw gebruik van ClearFacts één van de volgende gevallen van misbruik uitmaakt: (a) een schending van de toepasselijke wetgeving en gebruiksvoorwaarden of van de rechten van derden; (b) een dreiging ten aanzien van de veiligheid van ClearFacts en de Diensten of de onderliggende infrastructuur, systemen en diensten, zoals, maar niet uitsluitend, ten gevolge van virussen, malware, spyware of andere vormen van kwaadaardige softwarecode; (c) het uiten van haat, discriminatie, racisme, laster, eerroof of enige andere uiting die moet worden opgevat als schadelijk, kwetsend of op enigerlei wijze als illegaal.

4. Ontvangers van uw persoonsgegevens

4.1. Clearfacts bvba deelt uw persoonsgegevens uitsluitend met de volgende categorieën van ontvangers:

  • Onderaannemers en partners van Clearfacts bvba met wie wij een overeenkomst hebben en die ons helpen ClearFacts en de daarbij horende functionaliteiten ter beschikking te stellen, zoals IT dienstverleners;
  • Derde partijen met wie wij onderhandelingen zouden voeren in het kader van fusies, overnames of soortgelijke operaties.
  • Partners met wie wij bepaalde wetenschappelijke en/of statistische onderzoeken doen (in dit geval zullen enkel geaggregeerde persoonsgegevens worden verwerkt).

4.2. Clearfacts bvba ontvangt uw e-mailadres van uw kantoor voor administratieve en financiële dienstverlening met het oog op het aanmaken van uw account en het verzenden van een registratie e-mail aan u, maar zij ontvangen geen persoonsgegevens over u van ons.

5. Locatie en transfer

5.1. Uw persoonsgegevens voor het aan u ter beschikking stellen van onze website en/of ClearFacts worden hoofdzakelijk in de Europees Economische Ruimte (EER) verwerkt.

5.2. Om uw persoonsgegevens te verwerken voor de doeleinden beschreven onder artikel 3, kunnen wij ook uw persoonsgegevens doorgeven aan onderaannemers of partners die uw persoonsgegevens buiten de EER verwerken. Deze onderaannemers of partners zullen adequate maatregelen treffen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze maatregelen kunnen het gevolg zijn van:

  • Een zelf-certificering door onze onderaannemer of partner;
  • Een adequaatheidsbesluit genomen door de Europese Commissie;
  • Een contractuele overeenkomst tussen ons en onze onderaannemer of partner die een adequaat beschermingsniveau waarborgt.

5.3. Wij kunnen echter ook geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens doorgeven aan onderaannemers of partners buiten de EER. Als zo een doorgifte zou plaatsvinden, dan zorgen wij ervoor dat er waarborgen zijn voor de veiligheid en integriteit van uw gegevens en alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens die u zou kunnen genieten onder de toepasselijke dwingende wetgeving.

6. Kwaliteitsgaranties

6.1. Clearfacts bvba doet haar uiterste best om enkel die persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn om de doeleinden onder artikel 3 na te streven.

6.2. Uw persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor zolang als nodig om de doeleinden onder artikel 3 te kunnen realiseren. Van zodra deze termijn is verstreken zal Clearfacts bvba uw persoonsgegevens de-identificeren, tenzij:

  • Clearfacts bvba of een andere derde partij een belang heeft om uw persoonsgegevens in geïdentificeerde vorm aan te houden en dit belang zwaarder doorweegt dan uw fundamentele rechten;
  • een wettelijke of reglementaire verplichting dan wel een gerechtelijk of administratief bevel Clearfacts bvba ervan weerhoudt.

6.3. Clearfacts bvba zal de passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, diefstal alsook accidenteel verlies, onbedoelde wijziging of vernietiging. Toegang tot uw persoonsgegevens wordt beperkt tot de personeelsleden van Clearfacts bvba en van de door ons aangestelde dienstverleners die daadwerkelijk toegang nodig hebben om de doeleinden vermeld in artikel 3 te kunnen realiseren. Alle personeelsleden die toegang hebben tot uw persoonsgegevens zijn gebonden door een vertrouwelijkheidsverplichting. U begrijpt echter dat veiligheid een inspanningsverbintenis inhoudt en dat een volledige garantie op veiligheid onmogelijk is.

7. Uw rechten

7.1. U hebt het recht om toegang te vragen tot alle persoonsgegevens die worden verwerkt door Clearfacts bvba ten gevolge van uw gebruik van ClearFacts. Als u een verzoek tot toegang zou indienen, behoudt Clearfacts bvba zich echter het recht voor om administratiekosten in rekening te brengen voor meerdere opeenvolgende verzoeken om toegang die duidelijk zijn ingediend met het oog op het veroorzaken van overlast of schade aan Clearfacts bvba.

7.2. U hebt het recht om te vragen dat eventuele onjuiste persoonsgegevens gratis worden gecorrigeerd. Als een verzoek om correctie zou indienen, dient dit vergezeld te gaan van bewijs van de gebrekkige aard van de gegevens waarvoor de correctie wordt gevraagd. Als u uw e-mailadres wenst te corrigeren, dient u uw verzoek rechtstreeks aan uw kantoor voor administratie en financiële dienstverlening te richten.

7.3. U hebt het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd als ze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden uiteengezet in artikel 3. Een verzoek om verwijdering zal evenwel afgewogen worden ten aanzien van:

  • een legitiem belang van Clearfacts bvba of een andere derde partij om uw persoonsgegevens in geïdentificeerde vorm aan te houden waarbij dit belang zwaarder doorweegt dan uw fundamentele rechten;
  • een wettelijke of reglementaire verplichting dan wel een gerechtelijk of administratief bevel dat Clearfacts bvba ervan weerhoudt uw persoonsgegevens te verwijderen.

In plaats van om verwijdering te vragen, kunt u ook vragen dat Clearfacts bvba de verwerking van uw persoonlijke gegevens beperkt als (a) u de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden vermeld onder artikel 3, maar u ze nodig heeft om uzelf te verdedigen in gerechtelijke procedures.

7.4. U hebt het recht om u te verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens in de gevallen bepaald in de artikelen 3.3, 3.4, en 3.5 als u in staat bent te bewijzen dat uw specifieke omstandigheden dergelijke oppositie rechtvaardigen. Als de beoogde verwerking echter wordt gekwalificeerd als direct marketing, hebt u het recht om zich kosteloos en zonder rechtvaardiging tegen dergelijke verwerking te verzetten.

7.5. U hebt het recht om van ons in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat alle persoonsgegevens te ontvangen die u ons hebt verstrekt. U blijft echter zelf verantwoordelijk om uw originele documenten te bewaren.

7.6. Indien u een verzoek wilt indienen om een ​​of meer van de hierboven genoemde rechten uit te oefenen met betrekking tot uw registratie op ClearFacts, kunt u zich rechtstreeks richten tot Clearfacts bvba door een e-mail te sturen naar privacy@clearfacts.be. Wat betreft verzoeken met betrekking tot de persoonsgegevens die uw kantoor voor administratie en financiële dienstverlening over u verwerkt, dient u zich rechtstreeks tot hen te wenden. Wij zullen een verzoek dat aan ons wordt gericht, maar bedoeld is voor uw kantoor voor administratie en financiële dienstverlening, niet doorgeven aan hen.

De e-mail waarmee u vraagt ​​om een ​​recht uit te oefenen, zal niet worden geïnterpreteerd als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan wat vereist is voor het afhandelen van uw verzoek.

Ieder verzoek moet duidelijk aangeven welk recht u wenst uit te oefenen en de redenen daarvoor indien dit overeenkomstig de artikelen 7.1 tot en met 7.5 vereist is. Het moet ook worden gedateerd en ondertekend en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart of een ander document waarmee u uw identiteit bewijst.

Zodra dit verzoek door ons wordt ontvangen, zal u zo spoedig mogelijk de bevestiging krijgen van ontvangst van dit verzoek. Als het verzoek geldig blijkt, zal dit zo snel als redelijkerwijze mogelijk is gevolg krijgen en dit uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek.

Als u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door Clearfacts bvba, dan kunt u altijd contact opnemen met Clearfacts bvba via het e-mailadres vermeld in dit artikel 7.6.

Als u niet tevreden bent met de reactie van Clearfacts bvba, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, d.w.z. de Belgische Privacycommissie. Ga voor meer informatie naar http://www.privacycommission.be.

Tom VanhoornePrivacy Policy