Approuver les factures d’achat
Collecte et vérification efficaces
ClearFacts permet aux entrepreneurs de recevoir, d’approuver et transmettre facilement leurs factures à leur comptable.
Cela permet à vos clients de centraliser la vérification de toutes les factures d’achat avant de les libérer pour d’autres processus tels que le paiement et l’archivage.
Vérifier et valider
ClearFacts permet de vérifier facilement si toutes les données figurant sur une facture sont correctes et complètes. Est-ce que ça correspond à une commande passée ? Le bon numéro de commande est-il mentionné ? Vous pouvez voir tout ça en un coup d’œil.
En outre, grâce au processus d’approbation ClearFacts, votre client a un aperçu clair des factures qui doivent encore être validées, et par qui.
Flexibilité grâce aux règles d’approbation
Les factures sont approuvées par une ou plusieurs personnes autorisées au sein de l’entreprise, désignées comme utilisateurs de ClearFacts (éventuellement aussi dans l’application mobile).
Les règles d’approbation déterminent qui doit ou peut approuver quelles factures.
Les différentes étapes du processus d’approbation :
Étape 1 : Activation
L’administrateur active le flux d’approbation dans les paramètres du dossier de son portail client.
Étape 2 : Configuration
L’administrateur définit les règles d’approbation et attribue les procurations. Une personne est temporairement indisponible ? Pas de problème : plusieurs personnes peuvent être désignées pour approuver une factures.
Étape 3 : Demande d’approbation
Lorsqu’une nouvelle facture arrive sur le portail, le système utilise les règles d’approbation prédéfinies pour déterminer à qui la facture doit être présentée pour approbation.
Étape 4 : Approbation
L’approbateur ouvre son portail, il reçoit un aperçu des factures à approuver et peut ensuite les valider ou les rejeter. Cela peut se faire soit facture par facture, soit en vrac.
Étape 5 : Traitement
Après approbation, les factures sont libérées pour la suite du traitement (comptabilité, paiement, archivage, …).
Le flux de travail de ClearFacts
Rassembler, contrôler et valider
Vous gagnez du temps grâce à un flux d’approbation simple. Vous et vos clients.
