Aankoopfacturen goedkeuren
Efficiënt verzamelen en controleren
Dankzij ClearFacts is het voor ondernemers een fluitje van een cent om facturen te ontvangen, goed te keuren en door te sturen naar hun accountant.
Je klanten controleren alle aankoopfacturen op één centrale plaats om ze dan vrij te geven voor andere processen zoals betaling en de archivering.
Controleren en valideren
Met ClearFacts kijk je heel eenvoudig na of alle gegevens op een factuur correct en volledig zijn. Komt dit overeen met een gemaakte bestelling? Is het correcte inkoopordernummer vermeld? Je ziet het allemaal in een oogopslag.
Dankzij het ClearFacts goedkeuringsproces heeft je klant bovendien een duidelijk overzicht van welke facturen nog gevalideerd moeten worden en door wie.
Flexibiliteit via goedkeuringsregels
Facturen worden goedgekeurd door één of meerdere gemachtigde personen die binnen de onderneming zijn aangeduid als ClearFacts-gebruikers (eventueel ook in de mobiele app).
Aan de hand van goedkeuringsregels wordt bepaald wie welke facturen moet of mag goedkeuren.
De verschillende stappen in het goedkeuringsproces:
Stap 1: Activatie
De administrator activeert de goedkeuringsflow in de dossierinstellingen van zijn klantenportaal.
Stap 2: Configuratie
De administrator stelt de goedkeuringsregels op en wijst de volmachthebbers toe. Is een bepaalde persoon tijdelijk niet beschikbaar? Geen probleem, er kunnen meerdere personen aangeduid worden die een factuur kunnen goedkeuren.
Stap 3: Vraag tot goedkeuring
Wanneer er een nieuwe factuur binnenkomt op het portaal, bepaalt het systeem aan de hand van de vooraf ingestelde goedkeuringsregels bij wie de factuur moet verschijnen ter goedkeuring.
Stap 4: Goedkeuring
Wanneer de goedkeurder zijn portaal opent, krijgt hij een overzicht van de goed te keuren facturen en kan hij ze meteen valideren of verwerpen. Dat kan factuur per factuur of in bulk.
Stap 5: Verwerking
Na goedkeuring worden de facturen vrijgegeven voor verdere verwerking (boekhouding, betaling, archivering, …).
De ClearFacts workflow
Betaal efficiënter en veiliger
Dankzij onze workflow krijgt u meer tijd om u bezig te houden met wat er echt toe doet.
