Privacyverklaring

Clearfacts Website

Google tracking

Google webfonts

Google maps

Video embeds

1. Algemeen

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Clearfacts BVBA, deel van Isabel Group (“we”, “ons”, “ons”, “onze”), met kantoren aan de Uitbreidingstraat 66, 2600 Antwerpen  (telefoon: +32 3 369 55 66), als verwerkingsverantwoordelijke, de persoonsgegevens verwerkt die we van u verzamelen via de website www.clearfacts.be, de Clearfacts SAAS platform of onze klantportals.

2. Informatie die we verzamelen

Terwijl u onze website bezoekt, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

  1. Identificatiegegevens: uw IP-adres;
  2. Gegevens met betrekking tot de veiligheid: veiligheidslogs, verbindings- en activiteitenlogs en de user agent van uw webbrowser;
  3. Wanneer u het ons toestaat, verzamelen we ook gegevens met betrekking tot uw gebruik van de website, zoals de pagina’s die u hebt geraadpleegd of indien u onze website al eerder hebt bezocht.

Wanneer u zich registreert voor onze nieuwsbrief, verzamelen wij uw e-mailadres.

Wanneer u contact met ons opneemt via onze website of wanneer u een prijsopgave aanvraagt, verzamelen wij de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

  1. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres, telefoonnummer, informatie over het bedrijf waarvoor u werkt en uw IP-adres;
  2. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, logboeken voor verbindingen en activiteiten en de user-agent van uw webbrowser;
  3. De berichten die u ons stuurt.

Wanneer u het ClearFacts SAAS-platform of een van onze klantportals gebruikt, verzamelen wij de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

  1. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres, telefoonnummer en uw IP-adres;
  2. Informatie over u: uw voorkeurstaal;
  3. Informatie met betrekking tot uw bedrijf: naam, adres, btw-nummer, rechtsvorm, financiële situatie, bankrekeningnummer, financiële dienstverleners;
  4. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, logboeken voor verbindingen en activiteiten en de user-agent van uw webbrowser;
  5. De berichten die u ons stuurt.

3. Cookies

Wij gebruiken cookies op onze website om statistieken te verzamelen over het aantal unieke bezoekers en bekeken pagina’s, om uw gebruikerservaring te verbeteren en, wanneer u ons uw toestemming geeft, om u beter te leren kennen.

Een cookie is een klein tekstbestand dat op uw computer of smartphone wordt gedownload wanneer u een website bezoekt. Het stelt de website in staat om die computer of smartphone te herkennen en informatie op te slaan over uw voorkeuren of eerder uitgevoerde handelingen.

We gebruiken twee soorten cookies op onze websites:

  1. Essentiële cookies: deze cookies zijn nodig om de websites goed te laten functioneren en u de gevraagde diensten te kunnen leveren. U kunt deze cookies blokkeren en verwijderen met behulp van de parameters van uw webbrowser, maar dit kan de goede werking van de websites in het gedrang brengen.
  2. Analysecookies: deze cookies worden gebruikt om het aantal unieke bezoekers van onze websites en het aantal bekeken pagina’s, de activiteit van de bezoekers en de frequentie van hun terugkeer te meten.  Via de banner die onderaan de pagina op onze website verschijnt kunt U deze cookies accepteren of weigeren dat ze worden opgeslagen op uw toestel.

De volgende cookies kunnen door onze website worden geplaatst, afhankelijk van de parameters van uw webbrowser en van uw voorafgaande toestemming:

Naam cookie

Type

Doel

Duur van de opslag

_ga

Analyse

Tellen anonieme bezoekers door Google Analytics.

2 jaar

_gat_gtag_[User ID]

1 minuten

_gid

1 dag

_icl_current_language

Essentiële

Slaat de geselecteerde taal op om pagina’s in de juiste taal weer te geven.

1 dag

_icl_visitor_lang_js

Essentiële

1 dag

wpml_browser_redirect_test

Essentiële

Tot het einde van de browsersessie

Cookie_notice_accepted

Essentiële

Slaat de informatie op over de cookies die geaccepteerd zijn of niet.

1 dag

4. Verwerkingsdoeleinden

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

  1. Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons of om, op uw verzoek, stappen te ondernemen om een overeenkomst af te sluiten:
    1. Om gebruikers toe te staan zich te registreren voor het gebruik van onze services.
    2. Om u in staat te stellen het ClearFacts SAAS-platform en de klantportalservices te gebruiken, zoals het geautomatiseerd lezen van documenten en bestanden die u uploadt, u conceptadministratiedocumenten voor te stellen voor uw financiële en administratieve dienstverleners.
    3. Om u te voorzien van informatie wanneer u ze opvraagt en om uw berichten te beantwoorden wanneer u contact met ons opneemt.
    4. Om de veiligheid van onze services te garanderen, inclusief van uw gegevens.

  2. Waar u uw toestemming hebt gegeven, door het aanvaarden van de cookies op onze website of door invullen van onze contactformulieren:
    1. Om ons toe te staan u promotieaanbiedingen en informatie over onze producten te sturen;
    2. Om ons in staat te stellen precies de informatie te volgen over het unieke aantal bezoekers, hun sessies en de relevante tijdstempels.

  3. Indien dit nodig is voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals hieronder vermeld, mits uw belangen, vrijheden en fundamentele rechten niet zwaarder wegen:
    1. Om de zakelijke relaties van Isabel Group met u te volgen, als onze bestaande of potentiële klant.
    2. Om bestaande klanten informatie te sturen over de evolutie van ClearFacts-producten; je kunt op elk moment vragen om deze communicatie te stoppen via een link voor afmelding die onderaan elke communicatie staat.
    3. Om de services die we bieden te verbeteren door te identificeren, bijvoorbeeld trends, terugkerende problemen, gedrag van klanten, door uw gebruik van onze diensten.

      Voor deze doeleinden hebben we een afweging uitgevoerd, zoals de wet vereist, en hebben we vastgesteld dat, rekening houdend met de beperkte hoeveelheid persoonsgegevens die we verzamelen, de uitgevoerde verwerking en uw redelijke verwachtingen, uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder wegen dan ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van deze verwerking.

  4. Wanneer we aan onze wettelijke verplichtingen, zoals het melden van misdrijven of pogingen tot misdrijven of fiscale rapporteringen, moeten voldoen.

5. Onthulling en overdracht van persoonsgegevens

Om onze diensten aan u te kunnen leveren en om aan de bovengenoemde doeleinden tegemoet te komen, moeten we uw persoonsgegevens delen met:

  1. Medewerkers van Clearfacts en van Isabel Group die toegang hebben op een ‘need-to-know’-basis en onderaannemers die een vertrouwelijkheidsovereenkomst met ons hebben ondertekend.
  2. Externe verwerkers, gevestigd in de Europese Economische Ruimte, die ons alleen op onze instructies helpen bij de verwerking van uw persoonsgegevens en die onderworpen zijn aan de gepaste vertrouwelijkheidsclausules:
    1. Google Analytics, dat ons eenvoudige statistieken over het aantal unieke bezoekers op onze website bezorgt.
    2. MailChimp, dat ons in staat stelt bulkmailings te versturen voor nieuwsbrieven en marketingcampagnes.
    3. Amazon Web Services (AWS), dat instaat voor de hosting van ons platform.
  3. Overheidsinstellingen of regelgevende instanties in overeenstemming met onze rapporteringsverplichtingen.

6. Beveiliging en bewaring van gegevens

Uw persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld.

We nemen alle redelijke maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Dit omvat ook het ontwikkelen van processen en procedures om ongeoorloofde toegang tot of onthulling van uw persoonsgegevens tot een minimum te beperken. We zorgen ervoor dat de derden met wie we uw persoonsgegevens delen eveneens over adequate veiligheidsmaatregelen beschikken.

We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om de in sectie 4 (Verwerkingsdoeleinden) omschreven doeleinden te bereiken, met de onderstaande maximale bewaringstermijnen:

  1. De gegevens die worden verzameld wanneer u diensten van ons aankoopt, worden gedurende 10 jaar na het einde van het contract bewaard, zoals vereist door de Belgische wetgeving.
  2. Gegevens die worden verzameld wanneer u contact met ons opneemt via onze website, worden bewaard totdat we uw vragen hebben beantwoord.
  3. De verzamelde gegevens voor statistische doeleinden worden gedurende 14 maanden bewaard.
  4. Gegevens die worden verzameld voor marketingdoeleinden worden bewaard zolang we uw toestemming hebben.
  5. Technische logs worden maximaal 60 dagen bewaard.

7. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Er worden geen geautomatiseerde beslissingen over u genomen, noch profielen ontwikkeld in het kader van de in deze verklaring beschreven verwerking.

8. Uw rechten

U hebt het recht om ons een kopie van uw persoonsgegevens te vragen, om ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te corrigeren, te verwijderen of te beperken (actieve verwerking stop te zetten) en om de persoonsgegevens die u ons hebt bezorgd in een gestructureerd, machineleesbaar formaat te verkrijgen. Bovendien kunt u in bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (in het bijzonder wanneer we uw persoonsgegevens niet hoeven te verwerken om aan een contractuele of andere wettelijke verplichting te voldoen).

Indien we uw toestemming hebben gevraagd, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken; dit heeft echter geen invloed op de verwerking die al vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. U kunt uw toestemming intrekken door de aan ons domein gekoppelde cookies te verwijderen.

U kunt de bovengenoemde rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in de sectie “Contact” hieronder.

Deze rechten kunnen beperkt zijn, bijvoorbeeld als het voldoen aan uw verzoek persoonsgegevens van een andere persoon zou onthullen, of als u ons vraagt informatie te verwijderen die we wettelijk verplicht zijn te bewaren of waarvan de bewaring gebaseerd is op een dwingend gerechtvaardigd belang.

Als er kwesties zijn die niet werden opgelost, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

9. Contact

Als u vragen hebt over deze privacyverklaring of contact met ons wil opnemen om welke reden ook in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming bij Isabel Group, door een e-mail te sturen naar privacy@clearfacts.be, of door een gedateerd en ondertekend verzoek te sturen naar Uitbreidingstraat 66, 2600 Antwerpen, België.

10. Updates van deze privacyverklaring

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen, maar zullen dit in elk geval doen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. We zullen u, indien mogelijk, per e-mail op de hoogte brengen van eventuele belangrijke wijzigingen in deze verklaring.

Deze verklaring werd voor het laatst gewijzigd en herzien op 2 augustus 2019.