Algemene voorwaarden

Artikel 1: Toepassingsgebied

Behoudens uitdrukkelijke en schriftelijke instemming of mededeling door ClearFacts BVBA met enige afwijkende of aanvullende contractuele bepaling zijn enkel de hierna vermelde voorwaarden van toepassing op alle commerciële relaties tussen ClearFacts BV, met zetel te 1000 Brussel, Keizerinlaan 13-15 en met ondernemingsnummer 0539.930.110 (hierna: “ClearFacts”) en haar cliënteel. Door het louter handelen met of het bestellen van diensten of opdrachten bij ClearFacts, aanvaardt de contractant de toepasselijkheid van onderhavige voorwaarden en doet hij afstand van zijn eigen algemene voorwaarden.

Tenzij wanneer dit formeel door ClearFacts werd bevestigd, primeren deze algemene voorwaarden op gebeurlijk aanwezige algemene voorwaarden van de contractant, zelfs wanneer deze niet expliciet werden afgewezen door ClearFacts en ongeacht het moment waarop dergelijke voorwaarden gepresenteerd worden.

In geval van conflict tussen diverse documenten primeert de specifieke opdracht, het bestelformulier of de overeenkomst van ClearFacts op deze voorwaarden en primeren deze voorwaarden op alle overige documenten, bestekken of voorschriften.

Artikel 2: Aanvaarding algemene voorwaarden

De contractant verklaart voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst met ClearFacts kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en hiermee in te stemmen.

Artikel 3: Informaties en Offertes

De technische specificaties en alle informatie vervat in geschreven of elektronische dragers worden ten indicatieve titel meegedeeld en kunnen van tijd tot tijd wijzigen. Het louter mededelen van prijzen, tarieven en voorwaarden houdt op zich geen aanbod in en dus geen verbintenis vanwege ClearFacts.

De offertes, die door ClearFacts worden opgesteld, zijn steeds vrijblijvend, zowel wat betreft de prijs en de tarieven, als de opleveringstermijn. Alle door ClearFacts aangerekende prijzen en tarieven zijn exclusief alle Belgische of buitenlandse belastingen en heffingen van enigerlei aard. Deze belastingen en heffingen blijven integraal ten laste van de contractant. Behoudens uitdrukkelijk andersluidend beding, hebben de offertes een geldigheidsduur van veertien (14) dagen. Een offerte heeft uitsluitend betrekking op de beschreven diensten en opdrachten hierin opgenomen. Alle bijkomende diensten en opdrachten zullen het voorwerp zijn van een voorafgaande schriftelijke overeenkomst tussen partijen. Opdrachten en diensten verbinden ClearFacts slechts wanneer deze door de contractant schriftelijk worden geplaatst en deze opdrachten en diensten door ClearFacts uitdrukkelijk worden aanvaard.

Artikel 4: Prestaties en uitvoeringsmodaliteiten

Het geheel van de uit te voeren prestaties en de te maken onkosten maken het voorwerp uit van een bijzondere overeenkomst, of worden naargelang de dienstverlening of de uitvoering van de opdracht en zijn noodwendigheden door ClearFacts voorgesteld en door de contractant goedgekeurd.

Artikel 5: Annulatie

Zo de opdracht en diensten geheel of gedeeltelijk worden geannuleerd is de contractant een forfaitaire vergoeding verschuldigd gelijk aan 20% op de totaliteit van de opdracht, vermeerderd met de door ClearFacts reeds effectief gedragen of onontkoombaar te dragen kosten. De overeenkomst die tot stand komt na aanvaarding van de opdracht en diensten door ClearFacts is definitief voor de contractant, zonder mogelijkheid tot herziening.

Artikel 6: Opleveringstermijn en termijnen voor de uitvoering van de opdracht

De opleveringstermijnen en termijnen voor de uitvoering van de opdracht zijn enkel bij wijze van indicatie opgegeven en zijn nooit bindend. De contractant heeft geen enkel verhaal indien de opgegeven leveringstermijnen of de termijnen voor de uitvoering van de opdracht worden overschreden.

Zelfs wanneer de partijen uitdrukkelijk zouden zijn overeengekomen dat de leveringstermijnen en de termijnen voor de uitvoering van de opdracht bindend zijn, dan nog kan ClearFacts niet aansprakelijk worden gesteld voor laattijdige oplevering of uitvoering in geval van werkstaking, ziektes, epidemieën, oorlogen, rampen of elk ander geval van overmacht. In die gevallen blijft ClearFacts gerechtigd om de oplevering of de uitvoering van de opdrachten of diensten op te schorten, te vertragen of zelfs de overeenkomst te ontbinden.

Artikel 7: Facturen, Betaling, schadevergoeding en intresten

De facturen van ClearFacts worden maandelijks, elektronisch als UBL (XML) en digitaal als pdf-document verzonden.

De prijzen en tarieven van ClearFacts worden gefactureerd op de manier waarop ze in de overeenkomst werden vastgelegd.

Betalingen aan ClearFacts kunnen alleen geldig geschieden door rechtstreekse betaling aan de vennootschap. Vertegenwoordigers, werknemers en/of aangestelden van ClearFacts zijn niet gerechtigd om betalingen in ontvangst te nemen. Betalingen aan deze personen zijn niet tegenstelbaar aan ClearFacts.

De bedragen dienen contant betaald te worden binnen de veertien (14) dagen na factuurdatum, behoudens wanneer tussen partijen uitdrukkelijk een andere regeling tot stand gekomen is.

Bij niet betaling van de facturen binnen de gestelde termijn, is vanaf de vervaldag van de facturen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd van één procent (1%) per maand vanaf de vervaldag van de factuur.

Bij wanbetaling is eveneens van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een forfaitaire vergoeding verschuldigd ten belope van 10% van het factuurbedrag met een minimum van 125 EUR bij wijze van schadevergoeding. Dit onverminderd het recht voor ClearFacts op een grotere schadevergoeding indien deze grotere schade wordt bewezen.

Wanneer in de overeenkomst voorzien is dat op bepaalde tijdstippen gedeeltelijke betalingen door de contractant zouden geschieden, dan zijn deze betalingen steeds opeisbaar, niettegenstaande elke opmerking.

Wanneer de contractant nalaat de overeengekomen betalingen te doen, zelfs indien het gedeeltelijke betalingen betreft, dan is ClearFacts gerechtigd om haar prestaties en dienstverlening op te schorten. Bij een betaalachterstand van meer dan twee (2) maanden is ClearFacts zelfs gerechtigd om de overeenkomst te beëindigen. Deze opschorting en/of beëindiging kan geen aanleiding geven tot enige schadevergoeding van de contractant. Alle openstaande vorderingen worden dan ineens opeisbaar.

Artikel 8: Intellectuele eigendomsrechten

Het sluiten van een overeenkomst impliceert geen enkele overdracht van welk intellectueel eigendomsrecht ook, tenzij dit uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen is.

Artikel 9: Gegevensbescherming en cookies

9.1 Cookies.

Bij het gebruik van ClearFacts, kan ClearFacts persoonsgegevens verwerken en gebruik maken van cookies en vergelijkbare technologieën om een aantal gegevens voor het comfort van de gebruiker te bewaren en tevens om het gebruik van de applicatie na te gaan met het oog op de verdere verbetering van de dienstverlening en het optimaliseren van de navigatie binnen ClearFacts.

Meer informatie over de Privacy Verklaring van ClearFacts is te vinden op de website www.clearfacts.be.

  • Gegegevensbescherming
    • Wat betreft persoonsgegevens die door of via de Contractant of een gebruiker worden verstrekt in verband met de levering en het gebruik van de ClearFacts diensten, heeft de Contractant de hoedanigheid van ‘verwerkingsverantwoordelijke’ (zoals gedefinieerd in de Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) en heeft ClearFacts de hoedanigheid van ‘verwerker’ (zoals gedefinieerd in de AVG). ClearFacts (of een subverwerker van ClearFacts) kan in verband met de ClearFacts diensten de naam, het telefoonnummer, het e-mailadres en de geboortedatum van de vertegenwoordigers van de Contractant en de gebruikers van de ClearFacts diensten verwerken.
    • ClearFacts treft passende technische en organisatorische maatregelen in de zin van artikel 32 van de AVG om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te garanderen. ClearFacts zal ervoor zorgen dat personen die de persoonsgegevens verwerken, contractueel gebonden zijn tot geheimhouding of een passende wettelijke geheimhoudingsplicht hebben. Voor zover dat volgens de AVG is vereist en rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie, zal ClearFacts de Contractant helpen om: (i) te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit artikel 28, lid 3, onder h), en de artikelen 32 tot 36 van de AVG; en (ii) te reageren op een vraag van een betrokkene die zijn rechten uit hoofde van de AVG wil uitoefenen. De Contractant zal ClearFacts vergoeden voor haar diensten wanneer zij dergelijke bijstand verleent, in overeenstemming met de op dat moment geldende tarieven van ClearFacts of de tarieven die zijn overeengekomen in een bestelformulier dat door ClearFacts en de Contractant voor dergelijke diensten kan worden afgesloten.
    • De Contractant verleent ClearFacts de toestemming om een beroep te doen op andere verwerkers voor de verwerking van persoonsgegevens namens ClearFacts. ClearFacts moet de Contractant informeren over voorgenomen wijzigingen in verband met de toevoeging of vervanging van subverwerkers, en de Contractant kan tegen dergelijke wijzigingen bezwaar maken door ClearFacts binnen vijftien (15) dagen nadat ClearFacts de Contractant van de voorgenomen wijzigingen op de hoogte heeft gebracht, een gemotiveerde schriftelijke kennisgeving te bezorgen.
    • De Contractant (in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke) moet: (i) voldoen aan alle toepasselijke wettelijke vereisten inzake privacy en gegevensbescherming; en (ii) indien vereist, alle betrokkenen voldoende tijdig inlichten over, en van hen alle nodige toestemmingen verkrijgen voor, de verwerking van hun persoonsgegevens door ClearFacts en een relevante subverwerker van ClearFacts voor de doeleinden die in het kader van de overeenkomst worden overwogen en voor eventuele andere doeleinden die zijn toegestaan volgens de AVG en de toepasselijke wetgeving.
    • De Contractant moet ClearFacts en elk van haar subverwerkers verdedigen tegen vorderingen van betrokkenen wier persoonsgegevens in het kader van de Overeenkomst worden verwerkt en die voortvloeien uit de niet-naleving door de Contractant van zijn verplichtingen in het kader van of voortvloeiend uit de overeenkomst, de AVG of de toepasselijke wetgeving.
    • ClearFacts verwerkt de persoonsgegevens alleen op gedocumenteerde instructies van de Contractant of zoals anderszins vereist door de toepasselijke wetgeving. De Contractant garandeert dat alle door hem aan ClearFacts verstrekte instructies wettig zijn. ClearFacts en haar subverwerkers aanvaarden uitsluitend verplichtingen met betrekking tot de gegevens van de Contractant of met betrekking tot het gebruik van de ClearFacts diensten door de Contractant die door de toepasselijke wetgeving zijn vereist.
    • Wat betreft persoonsgegevens die door of namens de Contractant of een gebruiker worden verstrekt in verband met de levering en het gebruik van de ClearFacts diensten, kunnen ClearFacts en elke betreffende subverwerker van ClearFacts deze gegevens bewaren voor de duur van de overeenkomst en tot drie (3) maanden daarna, of voor een langere periode zoals dat mogelijk volgens de AVG of de toepasselijke wetgeving wordt toegestaan of vereist. ClearFacts (en elke relevante subverwerker van ClearFacts) kan die persoonsgegevens daarna wissen.
    • Alle termen die in dit artikel ‘Gegevensbescherming en cookies’ worden gebruikt, moeten worden geïnterpreteerd in overeenstemming met hun betekenis in het kader van de AVG en de betreffende Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

Artikel 10.  Vertrouwelijkheid

ClearFacts erkent dat de informatie overgemaakt door de gebruiker in het kader van de dienstverlening alsook de gegevens die de gebruiker via ClearFacts overmaakt en gebruikt (“Vertrouwelijke Informatie”), vertrouwelijk zijn. ClearFacts verbindt zich ertoe de Vertrouwelijke Informatie niet te wijzigen, noch te gebruiken voor enig ander dan het overeengekomen doel en voorwerp.

ClearFacts neemt alle gepaste materiële, elektronische en bestuurlijke maatregelen om de persoonlijke en niet-persoonlijke (onderneming gebonden) gegevens van de gebruikers van de diensten te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.

Artikel 11: Aanvaarding

Opdrachten en diensten worden automatisch aanvaard, tenzij de contractant binnen de tien (10) dagen schriftelijk zijn klachten en/of opmerkingen met betrekking tot de verrichte opdrachten of diensten doorgeeft. Elke factuur wordt als aanvaard beschouwd indien deze binnen de tien (10) werkdagen na verzending van de factuur niet uitdrukkelijk en per aangetekend schrijven betwist werd.

Artikel 12: Klachten en betaling

Noch klachten met betrekking tot de kwaliteit van de dienstverlening, de uitvoeringstermijn en de gehanteerde prijzen en tarieven, noch enige andere klacht schorsen de betalingsverplichting in hoofde van de contractant. Behoudens afwijkingen in een bijzondere overeenkomst, zal er geen enkele kredietnota worden uitbetaald door ClearFacts dan na vereffening van alle facturen op naam van de contractant opgemaakt.

Artikel 13: Aansprakelijkheid

ClearFacts kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verliezen of schade voortvloeiend uit het raadplegen van informatie, overzichten of rapporten verkregen op of via de ClearFacts-toepassing en/of veroorzaakt door het gebruik van de ClearFacts-diensten; dit heeft betrekking tot alle schadeclaims (ongeacht of het rechtstreekse of onrechtstreekse schade betreft). Deze beperking van aansprakelijkheid heeft betrekking op maar is niet beperkt tot het accidenteel versturen van elektronische virussen; mechanische of elektronische uitval van apparatuur, telefoon- of communicatielijnen; ongeoorloofde toegang; diefstal; fouten van de operator of andere gelijkaardige gebeurtenissen.

Wanneer de contractant gebruik maakt van een rechtstreekse of onrechtstreekse koppeling van het ClearFacts-platform met een toepassing, platform en/of netwerk van een derde (bv. Peppol voor het versturen of ontvangen van facturen), aanvaardt de contractant dat ClearFacts terzake een middelenverbintenis heeft en geen enkel resultaat garandeert met betrekking tot een dergelijke koppeling. ClearFacts kan op geen enkele manier aansprakelijk worden gesteld voor fouten, tekortkomingen en/of vertragingen in verband met eventuele diensten die via een dergelijke koppeling worden geleverd.

De contractant erkent dat ClearFacts in geen geval aansprakelijk kan worden gesteld voor de keuze, het gebruik en/of de economische impact van de ClearFacts-diensten, noch voor het feit dat de doelstellingen van de contractant niet worden bereikt.

ClearFacts is ook niet verantwoordelijk voor enige gevolgschade in hoofde van de contractant, de gebruikers of van enige derde.

ClearFacts kan tenslotte niet aansprakelijk worden gehouden voor het oneigenlijk gebruik van de ClearFacts-toepassing en de geleverde opdrachten en/of diensten.

De aansprakelijkheid van ClearFacts is maximaal beperkt tot de ontvangen vergoedingen van de contractant over drie (3) maanden, direct voorafgaand aan de maand waarin de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft plaatsgevonden (exclusief BTW en andere van overheidswege opgelegde heffingen).

Artikel 14: Partiële ongeldigheid – Geen stilzwijgende verzaking

Wanneer een van de clausules van deze algemene voorwaarden nietig zou zijn, heeft dit geen enkele invloed op de rechtsgeldigheid van de overige clausules.

Het eventuele stilzwijgen van ClearFacts in geval de contractant één of meerdere van zijn verplichtingen niet naleeft, kan nooit worden aanzien als een kwijtschelding van deze verplichting of als een verzaking aan haar recht om de naleving van deze verplichting te eisen.

Artikel 15: Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Alle geschillen verbonden met of ontstaan uit (het gebruik van) ClearFacts alsook de toepassing en interpretatie van onderhavige voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht, waarbij de rechtbanken van het arrondissement waar de maatschappelijke zetel van ClearFacts gelegen is, uitsluitend bevoegd zijn.