Pourquoi VP Accountants a choisi l’autoroute électronique de ClearFacts

Intervenants :

Jan Van Cauwenbergh, cofondateur et associé de VP Accountants & Belastingconsulenten.
Tom Blight, Content Marketeer chez ClearFacts

Jan est associé et cofondateur chez VP Accountants & Belastingconsulenten, un bureau moderne à Keerbergen, où 11 personnes se chargent de la gestion d’environ 500 dossiers. Toute l’activité passe par l’autoroute électronique, ce qui permet d’avoir suffisamment de temps pour aider les clients de manière proactive en leur prodiguant des conseils fiscaux et financiers.

Jan assure en personne la vérification des dossiers, veille aux contacts précieux avec les clients et partage avec eux son expertise. Il épaule également ses collègues et leur donne un coup de main si nécessaire.

L’entreprise travaille depuis un certain temps déjà avec ClearFacts, « une plateforme à l’épreuve du temps qui permet de se débarrasser du papier et des actions comptables fastidieuses », selon Jan. 

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Tom : « Qu’est-ce qui rend votre bureau un peu différent des autres ? »

Jan : « Les nouveaux clients nous disent souvent que leur ancien comptable pêchait par manque de suivi (pro)actif ou qu’ils avaient peu de recul sur leur propre comptabilité. Ce sont exactement nos priorités.

Notre parcours numérique confirme pleinement cette démarche. Grâce à ClearFacts, par exemple, les clients peuvent soumettre leurs documents par voie électronique. L’application fonctionne parfaitement avec notre outil de reporting Silverfin. Cette combinaison garantit, entre autres, que les clients peuvent consulter activement leurs dossiers.

Ce sont principalement des entreprises et des petites PME issus secteurs variés qui poussent la porte de notre bureau. »

Tom : « À quand remonte l’arrivée de ClearFacts au sein de votre parcours ? »

Jan : « En 2014, ma femme et moi avons repris ce bureau. À l’époque, on ne parlait pas vraiment encore de digitalisation. Ni pour les processus internes, ni pour les processus externes.

À la fin de chaque trimestre, nous étions inondés de factures, nous devions alors serrer les dents pour que tout soit traité à temps. Autrement dit, nous n’avions pas vraiment le temps de donner des conseils ou des informations sur des éléments que nous avions remarqués dans la compta de quelqu’un.

Nous avons ensuite testé diverses solutions, mais lorsque nous avons découvert ClearFacts, nous avons été séduits presque immédiatement. Intuitif, faile à utiliser, simple à mettre en œuvre : c’était exactement ce que nous recherchions.

ClearFacts est une véritable bénédiction pour qui souhaite faciliter les processus internes. Et pour nos clients : une voie royale pour transmettre rapidement leurs documents par e-mail, directement via le portail ou par leur smartphone. Quel soulagement ! Combiné à Silverfin, les clients peuvent commencer à examiner leurs comptes en détail ».

« ClearFacts nous a permis de gagner le temps dont nous avions besoin pour développer notre fiduciaire. »
Jan Van Cauwenbergh
Cofondateur et partenaire de VP Accountant
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Tom : « Vu la disparition de la tâche d’encodage rébarbative grâce à l’outil ClearFacts, la nature de votre travail bénéficie-t-elle aussi d’un upgrade ? »

Jan : « En effet, je pense que c’est devenu beaucoup plus agréable et intéressant, oui. Manifestement, l’encodage des données est remplacé par un rôle plus largement axé sur le conseil, le suivi des clients et le reporting. C’est surtout dans ce dernier cas que l’engagement en temps a augmenté. Je pense que nos collaborateurs sont plus satisfaits de leur travail maintenant qu’avant (clins d’œil).

ClearFacts n’a pas volé son nom (rires). Pendant la période TVA, il y a beaucoup moins de stress dans l’air ; ces gros coups de feu du passé sont définitivement révolus. Finies les heures supplémentaires : les collègues sont donc contents, évidemment (rires) ».

Tom : « Le gestionnaire de dossiers est un poste important chez VP Accountants. Le bureau attire-t-il de nouveaux profils grâce à cela ? »

Jan : « Absolument. Nous recherchons des collaborateurs qui ne craignent pas le contact avec les clients, car les services de type « conseil » jouent un rôle de plus en plus important dans notre travail de comptable. Ce n’est pas toujours évident ! Après tout, notre secteur n’est pas connu pour ses profils expressifs (rires)”.

Tom : « Hormis le gain de temps, quels autres compliments ClearFacts mérite-t-elle à votre avis ? »

Jan : « La nette diminution des risques d’erreur. Non que nous fassions beaucoup d’erreurs (rire), mais je pense notamment à la double comptabilisation des factures. ClearFacts relègue ce type d’impair aux oubliettes. Ou encore le traitement uniforme des dossiers : si un gestionnaire s’en va, l’application vérifie comment le traitement s’effectuait dans le passé, et génère une proposition qui va dans le même sens.

De plus, comme 90 % de nos clients connaissent ClearFacts, nous avons très vite opté pour le module IPP. Nous recherchions un moyen de centraliser les documents à cet effet et, en même temps, de numériser le questionnaire type que nous envoyons aux clients. La symbiose entre ClearFacts et MyMinfin est un fait aux yeux du client ; il ne doit plus nous fournir à nouveau tout ce qui est déjà disponible auprès du gouvernement. Et c’est tout bénéfice ».

Tom : « Comment convaincre les confrères et consoeurs qui refusent obstinément la digitalisation ? »

Jan : « Je dirais qu’il est urgent qu’ils évoluent avec leur temps (rires). Non, sérieusement. Si vous numérisez vos processus internes et que vous vous assurez qu’ils sont bien alignés – dans notre cas, il s’agit de la synergie entre ClearFacts, CodaBox, WinBooks et Silverfin – vous connaîtrez une évolution majeure dans la dynamique du bureau en termes de travail et de croissance. Le gain de temps est énorme, et je n’exagère pas du tout.

En 2014, notre bureau fonctionnait avec neuf personnes. En 2022, il emploie 11 personnes pour une clientèle doublée. Une telle croissance ne peut s’expliquer par le seul recrutement de deux collègues supplémentaires ; c’est la conséquence extrêmement agréable de la numérisation. Et de notre excellente stratégie, bien sûr (clins d’œil).

Des archives numériques, un module de paiement électronique, la consultation des factures par téléphone : non seulement nous, mais aussi nos clients, gagnons un temps considérable. Les factures arrivent par e-mail, sont transférées en un clin d’œil et notre bon ami ClearFacts les met à notre disposition pour le traitement. L’époque où les entrepreneurs devaient rassembler leurs factures pour nous les apporter chaque trimestre est révolue.

Et ce gain de temps vaut pour tout le monde : autant pour les grands comme les acteurs plus modestes ».

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