Waarom VP Accountants voor de digitale snelweg van ClearFacts koos
Aan het woord:
Jan Van Cauwenbergh, medeoprichter en vennoot bij VP Accountants & Belastingconsulenten
Tom Blight, Content Marketeer bij ClearFacts
Jan is vennoot en medeoprichter van VP Accountants & Belastingconsulenten. Het is een modern kantoor in Keerbergen, waar 11 mensen ongeveer 500 dossiers onder hun vleugels nemen. Alles verloopt via de digitale snelweg waardoor er voldoende tijd is om de klanten proactief te begeleiden met fiscaal en financieel advies.
Jan himself houdt zich bezig met het nazicht van dossiers, focust zich op een waardevol contact met de cliënten en deelt zijn expertise met hen. Daarnaast volgt hij de collega’s op en stuurt hij bij waar nodig.
Het kantoor werkt al geruime tijd met ClearFacts, “een futureproof platform dat komaf maakt met tijdrovende en papieren boekhoudkundige acties” volgens Jan.
Tom: ‘Wat maakt jullie kantoor dat tikkeltje anders ten opzichte van conculega’s?’
Jan: ‘We horen van nieuwe klanten dat ze bij hun vorige accountant vaak (pro)actieve opvolging missen, of dat ze weinig inzicht hebben in hun eigen boekhouding. En laat dit nu net één van onze prioriteiten zijn.
Ons digitaal verhaal ondersteunt ons daar volledig in. Dankzij ClearFacts, bijvoorbeeld, kunnen de klanten hun documenten digitaal aanleveren. De applicatie werkt perfect samen met onze rapporteringstool Silverfin. Deze combinatie zorgt er onder meer voor dat cliënten hun dossier actief kunnen inkijken.
Vennootschappen en kleine KMO’s in uiteenlopende sectoren vinden steeds makkelijker de weg naar ons kantoor.‘
Tom: ‘Wanneer rolde ClearFacts eigenlijk jullie verhaal binnen?’
Jan: ‘Wel, in 2014 hebben mijn vrouw en ik dit kantoor overgenomen. Op dat ogenblik was er van digitalisering nog geen sprake. Niet voor interne, noch voor externe processen.
Op het einde van elk kwartaal werden we overspoeld door een golf van facturen, waarbij we flink de handen uit de mouwen moesten steken om alles op tijd verwerkt te krijgen. Tijd om broodnodig advies te verlenen of te briefen over dingen die we hadden opgemerkt in iemands boekhouding, schoot er vaak niet over.
We hebben toen verschillende digitale oplossingen getest, maar toen we ClearFacts ontdekten waren we quasi meteen verkocht. Intuïtief en gemakkelijk in gebruik, eenvoudig te implementeren: precies wat we zochten.’
‘ClearFacts is een digitaal cadeau voor het vergemakkelijken van de interne processen en een uitnodigende toegangspoort voor onze klanten. Zij kunnen hun documenten snel doorsturen via e-mail, het portaal of hun smartphone: wat een verademing. In combinatie met Silverfin, kunnen klanten tot in detail hun boekhouding gaan bekijken.’
‘ClearFacts zorgde voor de nodige tijdwinst om ons kantoor verder te laten groeien.’Jan Van Cauwenbergh
Medeoprichter en vennoot bij VP Accountants & Belastingconsulenten
Tom: ‘En nu de tijdrovende input van data is weggevallen dankzij de ClearFacts-tool, kreeg de job inhoud van uw medewerkers misschien ook een upgrade?’
Jan: ‘Ik denk inderdaad dat die een stuk aangenamer en interessanter is geworden, ja. Er is duidelijk een switch van gegevens invoeren naar veel meer adviesverlening, klantenopvolging en rapportering. Vooral dat laatste is in tijdbesteding gestegen. Volgens mij hebben onze medewerkers nu meer arbeidsvreugde dan vroeger (knipoogt).’
ClearFacts heeft zijn naam niet gestolen (lacht).’ Tijdens de btw-periode hangt er beduidend minder stress in de lucht; die heftige piekmomenten van vroeger zijn definitief voorbij. Geen overuren meer: dat betekent tevreden collega’s, hé (lacht).’
Tom: ‘Dossierbeheerder is bij VP Accountants een rijke functie. Trekt het kantoor daardoor ook nieuwe profielen aan?’
Jan: ‘Absoluut. We zoeken medewerkers die geen klantencontact schuwen, omdat adviesverlening een steeds grotere rol speelt in onze taak als accountant. Dat is niet altijd evident! Onze sector is namelijk niet gekend voor haar expressieve profielen (lacht).’
Tom: ‘Los van de tijdwinst, waarvoor verdient ClearFacts volgens jouw ervaring nog pluimen?’
Jan: ’De kans op fouten is natuurlijk sterk afgenomen. Niet dat wij er veel maakten, hé (lacht), maar ik denk bijvoorbeeld aan de dubbele input van facturen. Daar steekt ClearFacts een stokje voor. Of het uniform verwerken van dossiers: valt er een dossierbeheerder uit, dan kijkt de applicatie naar hoe de verwerking in het verleden gebeurde, en genereert op dezelfde manier een voorstel.’
Tom: ‘Hoe overtuig jij conculega’s die halsstarrig weigeren te digitaliseren?
Jan: ‘Ik zou zeggen dat ze dringend mee moeten met hun tijd (lacht). Nee, serieus. Als je je interne processen digitaliseert en ervoor zorgt dat ze goed op elkaar zijn afgestemd – in ons geval is dat de synergie tussen ClearFacts, CodaBox, WinBooks en Silverfin – dan maak je als kantoor een grote werkevolutie en groei door. De tijdwinst is enorm, en dan overdrijf ik geen letter.’
‘In 2014 lieten we ons kantoor draaien met z’n negenen, anno 2022 zijn dat 11 mensen geworden voor een verdubbeld klantenbestand. Die groei kan je nooit realiseren door alleen maar 2 extra collega’s aan te werven; dat is het uiterst prettige gevolg van de digitalisering. En van onze uitstekende aanpak, natuurlijk (knipoogt).’
‘Een digitaal archief, een digitale betaalmodule, facturen bekijken via de telefoon: niet alleen wij, maar ook onze klanten winnen aanzienlijk veel tijd. Facturen komen via e-mail binnen, ze forwarden ze in een wip en onze alleraardigste ClearFacts zet ze klaar voor ons om te verwerken. De tijd dat ondernemers hun facturen moesten verzamelen om per kwartaal bij ons binnen te brengen, is geschiedenis.
Tijdwinst is tijdwinst: of je nu een grote of een kleine speler bent.’
