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La fiduciaire FMGP libère plus de temps au profit de la relation humaine
07 jun 2022
Plus de digital = plus de rapidité = plus de contacts
La comptabilité à l’échelle humaine. Telle est la devise du bureau d’expertise comptable Maeriën Ghilain & Partners (FMGP).
Le directeur général Toon Maeriën a trouvé un compagnon numérique dans le portail client ClearFacts, une solution du Groupe Isabel. ClearFacts est un outil de pré-comptabilité qui rationalise la livraison et le traitement des documents grâce à des propositions d’imputation automatiques. Grâce à ce logiciel, la communication entre les entrepreneurs et les comptables se déroule comme un train à grande vitesse, ce qui permet à la fiduciaire de se consacrer à sa véritable mission : coacher ses clients depuis les coulisses, comme le fait Kamal Khamarch.
"Si vous connaissez l’histoire de l’entrepreneur, vous pouvez lui donner des conseils plus ciblés".Toon Maeriën
Gérant de FMGP
Fini la boîte à chaussures. Let’s connect!
La fiduciaire FMGP compte déjà quarante employés. Néanmoins, tous leurs clients-entrepreneurs, sans exception, bénéficient d’une approche très personnelle.
“Nous nous occupons de la comptabilité de 770 sociétés, 150 professions libérales, 300 entreprises individuelles et de 1 500 autres déclarations fiscales personnelles. Un chiffre qui ne cesse de croître. Nous disposons en interne de spécialistes dans des aspects très divers de l’activité et nous pouvons également compter sur un vaste réseau auquel nous pouvons nous adresser pour des questions spécifiques. Mais nos clients bénéficient d’un service personnalisé avec des interlocuteurs fixes.”
Lorsque le père et l’oncle de Toon ont fondé FMGP, leurs clients apportaient tous les trois mois au bureau des fardes ou des boîtes à chaussures remplies de factures et de reçus de TVA. Une vraie galère !
“FMGP existe depuis 35 ans aujourd’hui. Mon père est maintenant septuagénaire, moins actif dans l’entreprise mais il vient encore régulièrement prendre un café pour voir comment les choses se passent ici.
En 2022, nous sommes trois partenaires : Linda Proost, Annick Van Herpe et moi-même. Il y a douze ans, les partenaires m’ont approché et j’ai rejoint l’entreprise. J’ai ensuite suivi de près l’émergence de la numérisation dans le monde de la comptabilité grâce à mon intérêt pour l’informatique.
Il y a environ six ans, nous avons fait une analyse de tous les outils qui étaient sur le marché à l’époque. ClearFacts était le plus intéressant pour nous. Le développeur Pieter est venu en personne pour expliquer les nombreux avantages de ce logiciel.”
"ClearFacts est si simple qu’un manuel est superflu".Toon Maeriën
Intuitivement simple … aujourd’hui, 90% des clients sont passés au numérique
Le directeur général Toon Maeriën a été immédiatement séduit par la facilité d’utilisation du logiciel.
“ClearFacts n’est pas inutilement complexe ; il est très intuitif. Comme le seuil d’accès est si bas, nous pouvons convaincre de nombreux clients de travailler avec ClearFacts. Nous leur fournissons toujours un manuel, mais beaucoup disent qu’ils n’en ont même pas besoin.”
Néanmoins, le changement a été progressif.
"Notre portail est familier pour nos clients. Un autre point positif est que, en concertation avec le client, nous pouvons décider de lui accorder plus de droits, parce qu’il a quelqu’un à son service qui est comptable. Nous effectuons ensuite un suivi, une double vérification et nous donnons des conseils si nécessaire."Toon Maeriën
“En tant que comptables, nous sommes convaincus depuis longtemps de la valeur ajoutée de l’outil de précomptabilité ClearFacts, mais le défi, c’est de convaincre nos clients. Les premiers adeptes du numérique ont été immédiatement convaincus d’abandonner les factures papier. Par la suite, un groupe plus important a suivi et, actuellement, 90 % de nos clients travaillent en grande partie de manière numérique.
Nous essayons de convaincre tous les entrepreneurs, mais nous n’insistons pas trop, car au final, c’est le client lui-même qui doit en voir la valeur ajoutée. Lorsque nos clients constatent à quel point il est plus facile d’établir des factures et des devis et d’assurer le suivi des paiements, ils sont heureux d’abandonner leur système de fichiers Word et Excel”.
ClearFacts permet de personnaliser le logiciel selon votre style. Le bureau d’expertise comptable FMGP en est reconnaissant. “Cela rend ce logiciel de pré-comptabilité reconnaissable et donne confiance à nos clients”, déclare la FMGP.
Quel stress trimestriel ?
La numérisation va au-delà de la simple transmission de documents. “ClearFacts fait plus que rationaliser le flux de documents. Le programme est complémentaire à presque tous les logiciels de comptabilité et de facturation. Nous aidons les clients qui veulent se numériser à chaque étape du processus, et nous travaillons avec eux pour identifier les solutions qui leur conviennent le mieux.”
"ClearFacts, c’est un gain de temps pour l’entrepreneur, mais aussi pour le bureau comptable FMGP".Toon Maeriën
“Notre travail est devenu plus facile et plus clair. Nous avions l’habitude de perdre beaucoup de temps au niveau de la saisie, qui est maintenant largement automatisée. En outre, le système supprime les doublons, ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs. Le logiciel ClearFacts fait déjà une proposition pour l’imputation, que nous vérifions ensuite. FMGP se concentre alors davantage sur la TVA et d’autres questions pour lesquelles nous apportons une valeur ajoutée. Le plus gros avantage est également que nos pics trimestriels ont diminué, car il y a maintenant un flux constant de documents. Cela nous permet de mieux répartir notre travail. Les clients envoient leurs factures à ClearFacts en les téléchargeant dans le programme, en les envoyant par courriel ou en les scannant à l’aide de l’application ClearFacts sur leur smartphone. Grâce à cette application, vous avez toujours un aperçu de vos factures à portée de main. Check !”
Le style Kamal Khamarch, coach sur la touche
Ceux qui pensent que Toon et ses collègues utilisent leur temps libre pour boire du café toute la journée, les pieds sur leur bureau, se trompent. Toon et son équipe se considèrent comme le bras droit de l’entrepreneur.
“Deux fois par an, nous nous réunissons avec nos clients pour discuter de leurs chiffres et de leurs ambitions. Nous parlons toujours plus de l’avenir que du passé. ClearFacts est d’une grande aide ici, car nous avons une image claire de la situation actuelle de l’entrepreneur. Nous demandons à nos clients comment se porte leur entreprise et où ils veulent aller. Si vous connaissez l’histoire de l’entrepreneur, vous pouvez lui donner des conseils ciblés.”
“Notre outil de précomptabilité est complémentaire de presque tous les outils de comptabilité et de facturation.”
Une comptabilité à échelle humaine
Travailler à l’échelle humaine est une devise que Toon répète avec conviction.
“Communiquer de manière compréhensible est très important pour nous, tout comme mettre les clients en contact uniquement avec ce qui les concerne.
Nous voulons que nos entrepreneurs comprennent ce qu’ils font et qu’ils puissent se concentrer sur ce qui est important pour eux. Nous leur offrons des outils qui leur permettent d’appréhender facilement les choses. Nous voulons créer une atmosphère dans laquelle ils osent nous poser des questions, nous voient comme un partenaire qui regarde par-dessus leur épaule et les conseille si nécessaire. C’est ainsi que nous pouvons aider l’entrepreneur à se développer.”
La compta avec brio
L’aspect humain se reflète également dans la façon dont le FMGP traite ses employés. “Par exemple, quelques fois par an, nous avons une conversation avec chaque employé pour évaluer s’il se sent toujours bien dans sa peau. Si vos employés sont heureux, ils le communiqueront aux clients et fourniront un bon service.”
Toon dit vouloir rendre les choses encore plus automatiques et efficaces afin de dégager plus de temps pour apporter une réelle valeur ajoutée aux clients. ClearFacts continue également à chercher sans cesse de nouvelles améliorations. “Par exemple, le logiciel de reconnaissance du programme s’améliore constamment et Isabel Group fait également beaucoup d’efforts pour automatiser les paiements. Ce que j’apprécie aussi beaucoup, c’est que leur service d’assistance fonctionne bien et qu’ils sont vraiment à notre écoute. Ils ne font pas de vaines promesses.”
Des ambassadeurs sans papier dans la maison !
“Au départ, quelques employés n’étaient pas très emballés à l’idée d’apprendre un nouveau programme, mais ils ont eux aussi changé d’avis. Nous avons constitué un groupe de 7 ambassadeurs numériques internes qui se réunissent chaque mois pour discuter de la manière dont nous pouvons encourager la numérisation. Il doit toujours s’agir d’une valeur ajoutée, tant pour nous que pour le client. Nous voulons évoluer vers un bureau sans papier où tous les processus se déroulent de manière numérique.”