3 cruciale signalen dat het tijd is om je pre-accounting processen te automatiseren

Gewoontes sluipen in ons dagelijks leven en nestelen zich daar alsof het voor eeuwig is. Maar niet is minder waar. Vooruitgang gaat gepaard met automatisering, en of we dat nu leuk vinden of niet: we moeten mee die trein op als we willen blijven groeien en winst maken.

Als je verandering omarmt, gaat er een nieuwe wereld voor je open. Maar waarom steek je je pre-accountingprocessen dan niet in een automatisch kleedje? 

Ligt je twijfel aan (een van) deze redenen?

• Je spendeert uren aan een handmatige voorbereiding omdat je nog niet hebt uitgerekend hoeveel je eigenlijk kan besparen met de geautomatiseerde aanpak. 
• Je kijkt op tegen het implementeren van een nieuwe manier van werken.
• Je staat nogal sceptisch tegenover de digitale hype; waar oh waar zit het addertje onder het gras qua tijd en kosten?

Experts over luisteren naar signalen

Het Clearfacts-team, Glenn Vandamme van Finplex (een onafhankelijke expert) en Mike Collier van Fiskcouncil+, hebben drie cruciale signalen geïdentificeerd die aangeven dat het tijd is om geautomatiseerde pre-accounting te overwegen. 

Daarom zijn automatische pre-accountingprocessen balsem op je ziel

In ons e-book “Slim kiezen, is nooit verliezen. Hoe kies je de beste pre-accountingsoftware?” nemen we dit traject onder de loep. We leggen ook uit hoe je de beste pre-accountingsoftware voor je bedrijf kiest. Want als je deze processen automatiseert, verlopen je (erg tijdrovende) basis-accountingtaken een pak efficiënter en gestroomlijnder. 

Denk aan:

• facturen verwerken
• data verzamelen
• uitgaven beheren
• lastig cijferwerk 
• veel mankracht

Met een gestroomlijnde workflow werk je slimmer, niet harder. Mèt een verhoogde productiviteit als resultaat. 

Klinkt een van de onderstaande signalen als een alarmbel in je oren?
Dan zorgt een digitale oplossing opnieuw voor stilte.

Signaal 1: (potentiële) klanten stellen (te veel) vragen over je aanpak

Je klant anno ‘24 draait z’n hand niet meer om voor heikele vragen. Hij wil weten welke waar hij voor zijn geld krijgt, en waarom jij zoveel beter zou zijn dan je concurrent. Je haar komt waarschijnlijk recht van de vraag ‘dus waarvoor betaal ik je precies?

De eerste interactie tussen jou en je klanten speelt zich af in de pre-accountingfase. Daar worden gegevens verzameld en verwerkt. Stel je deze fase voor als je etalage, waar klanten kritisch rondkijken, oordelen en dan al dan niet bij jou binnenstappen. Als je scoort tijdens het pre-accounten, is dat voor hun een realistische weerspiegeling van je stijl, je werkethiek en je professionalisme.

Kruip in de schoenen van je prospect. Blijf jij gebiologeerd staan voor de etalage van een accountant die zweert bij een omslachtige, handmatige aanpak? Zo’n aanpak die meer tijd vreet dan kijken hoe het gras groeit, en ook een fragiele foutenmarge heeft? Of voel je je toch meer aangetrokken door het winkelraam van de moderne m/v/x met z’n geïntegreerd en eenvoudig digitaal proces? Zo’n proces waarbij je al van ver ziet dat alles zoveel eenvoudiger en nauwkeuriger verloopt?

Wij zouden het wel weten.

Signaal 2: te veel tijd richting klant, te weinig richting vooruitgang

All eyes on the customer leidt niet zelden tot het verwaarlozen van je backofficenoden.

Oké, klant is koning, dat is waar.  Maar er zijn grenzen. Want een persoonlijke, warme aanpak is dan wel een bescheiden standbeeld waard;  té veel verwennerij eindigt al te vaak in frustraties. En verwacht je dan maar aan inefficiëntie, intern gehakketak en verloren tijd. 

Je streeft uiteraard naar groei en vooruitgang (we vinden dit zelf een nogal overbodige zin). Maar als die op zich laten wachten, is het tijd voor verandering. Dan zijn een paar nachten wakker liggen van de overstap naar digitale tools de wallen onder je ogen waard. Want je kan ervan op aan dat pre-accountingsoftware je doel sneller (en juister) helpt bereiken. Je wordt kroongetuige van een betrouwbare, voorspelbare en consequente workflow. En daar win je bakken tijd en peace of mind mee.

Concrete voordelen:

• Een uniforme, eenvoudige manier om documenten in je workflow te integreren.
• Deze documenten consistent verwerken.
• Eén platform om met klanten te communiceren.

Clearfacts is zo’n pre-accountingplatform. Die is speciaal ontwikkeld om uniformiteit te implementeren. Efficiënte processen verlichten de stress van je team en maken de zaken ook soepeler voor je klanten. 

Om het met een quote van Mike Collier te zeggen: “Je zal eindelijk tijd hebben om meer aan je kantoor te werken dan erin.”

Signaal 3: van die deadlines krijg je grijs haar

Aargh, deadlines. Ze zijn de (kwartaal)vloek van elke accountant en gaan altijd gepaard met opgejaagd racen tegen klok. Wordt het dan geen tijd om van die uitputtende marathon een aangenaam jogtraject te maken?

Als je heel graag je workload vermindert en spreidt, efficiënter door je afsluiting wil wandelen (of joggen) en komaf wil maken met saaie administratieve taken, dan is pre-accountingsoftware je beste maatje.

• Je klanten wachten niet meer tot de laatste dag om je te bedelven onder hun facturen; nee, ze sturen ze meteen door nadat ze die zelf ontvingen. 
• Dankzij een vlotte documentenflow bepalen jij en je team wanneer je aan het verwerken begint.
• Je klant is je dankbaar omdat hij niet meer moet zitten graaien in een berg facturen om die ene ontbrekende ambetanterik te vinden.

Herken je je in één  van deze signalen? Boek dan gerust een persoonlijke demo met onze collega Olivier. Hij zal je met plezier laten zien hoe je met Clearfacts je productiviteit en efficiëntie naar nieuwe hoogtes tilt.